Încă un pas spre debirocratizare în România: inspectorii de la Inspectoratul Teritorial de Muncă pot efectua controale în privința relațiilor și a contractelor de muncă fără să se mai deplaseze la sediul firmelor respective, prin mijloace electronice. Printr-un parteneriat între ssm.ro si Trans Sped, aceste verificări sunt acum mult mai accesibile, fiind eliminată birocrația, timpul și efortul suplimentar depus de angajatori, dar și de autorități.

Se elimină vizitele la sediul companiilor și căutările în arhive

Un astfel de control s-a desfășurat deja. Verificările au vizat contractele individuale de muncă și toate documentele aferente, făcându-se de asemenea și verificarea datei și a validității semnăturilor electronice. Datorită noii metode, atât inspectorii, cât și agentul economic ce a fost verificat au remarcat că procesul este mult mai ușor. Controlul nu a mai fost condiționat de deplasările inutile, de căutările prin arhive și bibliorafturi, dar, cu toate acestea, toate documentele au fost verificate, după cum prevăd reglementările în vigoare.

Această variantă modernă, a contractelor semnate electronic, cu certificat digital reprezintă o etapă importantă pe care companiile și instituțiile publice din România o pot parcurge spre debirocratizare, este de părere Camelia Ivan, CEO Trans Sped, citată de Ziarul Financiar. Camelia Ivan a completat: „Acest pas se traduce prin economii semnificative de timp și resurse alocate administrării acestor documente atât pentru agenții economici, cât și pentru instituțiile care trebuie să verifice existența și legalitatea lor”.

În acest an, în domeniul legislației muncii au apărut completări care permit utilizarea actelor electronice. În plus, tot legal se poate folosi și mediul virtual pentru a emite, gestiona și semna cu certificat digital calificat, a transmite, a arhiva și a le pune autorităților la dispoziție, în timpul controalelor, contractele dintre angajați și angajatori, precum și documentele aferente.

Potrivit noilor acte normative, sunt eliminate suspiciunile și interpretările în privința legalității folosirii documentelor electronice pentru a emite și gestiona întregul dosar după încheierea unui contract individual de muncă.

Cum funcționează platforma ssm.ro

În noiembrie 2021, în platforma ssm.ro au fost integrate soluțiile Trans Sped, iar din acel moment toți utilizatorii au putut să emită și să administreze documente cu semnătură electronică, chiar și pentru a facilita controlul ce se realizează de către autoritățile statului. Din această platformă, angajatorii pot transmite documente semnate cu certificat digital calificat.

În plus, tot prin intermediul ei, companiile își pot instrui de la distanță angajații, pot semna electronic unele acte și pot genera statistici și rapoarte, care pot fi puse la dispoziția inspectorilor ITM și auditorilor în regim online.

Aceasta este prima platformă de management a documentelor electronice și de instruire a angajaților care activează în SSM/PSI. Instruirea se face mai simplu ca niciodată, de pe smartphone, laptop sau computer, printr-un cont realizat pe baza unei adrese de e-mail.

Încă de la crearea contului, o persoană de la departamentul de training al platformei va asigura tot ajutorul, la fiecare pas. În plus, daca, de exemplu, se apropie evaluarea angajaților sau necesitatea efectuării unor controale medicale, aplicația va trimite notificări prin e-mail.

În același timp, aplicația generează automat rapoarte în privința actelor ce trebuie emise pentru angajați, a termenelor de aprobare și depunere, precum și a datelor de expirare ale instruirilor SSM/PSI.

Mai puțină birocrație

Toate certificate digitale ce sunt emise de Trans Sped sunt recunoscute de instituții, companii și autorități publice și private din Uniunea Europeană și din Statele Unite ale Americii.

Firmele care optează pentru semnătura digitală calificată vor putea remarca următoarele beneficii: aceasta are valoare juridică, având același efect ca și semnătura olografă, respectă reglementările actuale, aceste certificate care se bazează pe autentificarea în doi pași au un nivel ridicat de siguranță și se bucură de recunoaștere globală.

După cum s-a putut vedea deja, viitorul este unul digital și tocmai pe acest fapt mizează acest serviciu. Inspectorii de protecția muncii sau PSI nu mai sunt nevoiți să-și aloce timp pentru a strânge documentele specifice pentru control sau cercetarea unor evenimente. Astfel, atât ei, cât și angajatorii câștigă timp prețios, având în vedere posibilitatea semnării electronice a documentelor și transmiterea digitală către inspectoratele teritoriale de muncă și inspectoratele pentru situații de urgență.

Cine este Trans Sped

Trans Sped este o companie din România, care pune la dispoziție servicii de transformare digitală, fintech, automatizare și digitalizare procese, cu soluții care se bazează pe certificate digitale de semnături electronice calificate, mărci temporale calificate, soluții de arhivare electronică pe termen lung și sigilii electronice calificate.

Certificatele Trans Sped au fost incluse pe lista de încredere EU Trusted List, a Comisiei Europene. Ele pot fi integrate într-o varietate de aplicații pentru: a transmite documente pentru e-signature, a crea și administra acorduri, a arhiva actele semnate, a descărca raportul de audit și multe altele.