Legislația românească prevede că este obligatoriu ca orice firmă să aibă cel puțin un sediu social, care poate fi reprezentat de locuința unuia dintre asociați sau administratori, spațiu închiriat, clădire de birouri sau cabinet de avocat. În cazul în care sediul social al firmei este în cadrul unui cabinet de avocat, termenul maxim este de un an, după care locația trebuie schimbată.

La sediul social al firmei se vor primi documente oficiale și corespondență. De asemenea, adresa sediului social va fi menționată pe facturile emise de firmă și pe contractele încheiate. Mutarea sediului social poate interveni ca urmare a unor aspecte administrative, cum ar fi relocarea sau expirarea contractului de închiriere sau de comodat. Schimbarea sediului social în alt județ presupune și schimbarea numărului de înregistrare unic la Registrul Comerțului.

Ce presupune schimbarea sediului social în alt județ?

În momentul schimbării sediului social în alt județ, persoana juridică va fi obligatoriu radiată din registrul comerțului de la fostul sediu social și înregistrată la noua locație. Cererea se va depune la ORCT (unde este înmatriculată persoana juridică sau unde urmează să își stabilească sediul social), împreună cu dovada în original că tariful legal de publicare a fost achitat.

Dacă denumirea actuală a firmei nu a fost înregistrată anterior în țară, este necesară transmiterea electronică a unei cereri de verificare a disponibilității și de rezervare la ORCT unde firma urmează să își stabilească sediul social. ORCT va transmite răspunsul prin același mijloc.

Odată cu schimbarea sediului social al unei firme, se aduc modificări și în ceea ce privește certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului. Certificatul vechi va fi predat în original instituției, care urmează să elibereze unul nou aferent noii adrese. De asemenea, se va achiziționa un nou Registru Unic de Control, facturiere și chitanțe (de obicei, acestea au trecută adresa sediului social). Aceste lucruri se aplică indiferent că noul sediu se află în același județ sau într-unul diferit.

Cu alte cuvinte, prin această procedură se schimbă sediul social al unei firme în alt județ și persoana juridică este radiată din evidența județului în care a fost înregistrată anterior. Schimbarea sediului apare ca urmare a hotărârii adunării generale a asociaților sau la decizia asociatului unic, la hotărârea generală a directoratului, a acționarilor sau la decizia consiliului de administrare. De exemplu, în cadrul unui SRL asociații se întâlnesc într-o ședință extraordinară pentru a hotărî mutarea sediului social.

Documente necesare pentru stabilirea sediului social în alt județ

Pentru a schimba sediul social al unei firme, e nevoie de urmarea unor proceduri. Următoarele documente vor fi depuse la Registrul Comerțului competent:

• cererea de înregistrare: aceasta se va depune în original, iar modelul de cerere poate fi găsit pe site-ul oficial al Oficiului Național al Registrul Comerțului. Aceasta va fi completată cu datele administratorului, datele societății, datele sediului actual al firmei și se vor bifa punctele aferente mutării sediului social dintr-un județ în altul;

• declarație-tip pe propria răspundere, depusă în original/format letric/ prin mijloace electronice;

• actul constitutiv actualizat, depus în original;

• dovada în original a verificării și rezervării denumirii firmei;

• acordul pentru utilizarea denumirii firmei, după caz (original);

• hotărârea sau decizia privind schimbarea sediului social, în original;

• document care să ateste dreptul de folosință asupra spațiului unde se va stabili sediul social, în copie legalizată sau copie certificată de parte;

• avizul asociației de proprietari, după caz: acesta nu este necesar pentru societățile care nu desfășoară activitate la sediu, conform unei declarații pe propria răspundere a administratorului sau administratorilor (modelul se găsește pe site-ul oficial al Oficiului Național al Registrul Comerțului);

• dovada autorizațiilor emise de autoritățile competente în cazurile în care eliberarea unor astfel de documente este prevăzută de lege drept condiție pentru înregistrarea în registrul comerțului, alte dovezi și avize prevăzute de legi speciale, după caz (în original sau copie certificată);

• dovada de împuternicire a persoanei desemnate să efectueze procedurile legale, în original;

• dovada de achitare a tarifului legal (tariful legal poate fi achitat fie numerar sau cu cardul la casieriile ORC, fie prin mandat poștal, ordin de plată etc.)

Potrivit OUG nr.116/2009, directorul registrului comerțului de pe lângă tribunal și/sau persoanele desemnate au autoritatea de a soluționa cererea. În plus, acesta/aceștia pot dispune și alte documente doveditoare, pe lângă cele enumerate mai sus.

ORCT de la noul sediu eliberează certificatul de înregistrare în registrul comerțului, iar ORCT de la vechiul sediu eliberează certificatul de radiere din registrul comerțului. Reînmatricularea și radierea se fac în aceeași zi.

Solicitanții pot beneficia gratuit de următoarele servicii: consiliere și îndrumare cu privire la procedurile și formalitățile legale implicate în procesul de schimbare a sediului firmei în alt județ, îndrumare pentru completarea cererilor și formularelor, tehnoredactarea cererii de înregistrare, redactarea declarațiilor pe propria răspundere pentru îndeplinirea condițiilor prevăzute de lege.

În cererea de mențiuni se solicită atât înregistrarea persoanei juridice la noul sediu social, cât și radierea acesteia de la vechiu sediu social. Aceasta se transmite împreună cu dovada de plată a tarifului legal de publicare.

Formularele se găsesc pe pagina ONRC sau la sediile ORCT

Persoanele care vor să mute sediul social al firmei dintr-un județ în altul pot găsi declarațiile-tip și formularele de cereri direct pe pagina oficială a Oficiului Național al Registrului Comerțului (www.onrc.ro), accesând secțiunea aferentă informațiilor de interes public, rubrica “formulare tip”. De asemenea, formularele și cererile sunt distribuite gratuit la toate sediile ORCT.

Cererea de înregistrare trebuie completată corect (în acest demers se poate solicita îndrumare gratuită), actele prevăzute de lege se depun la ORCT (îndosariate și numerotate), la ghișeu sau prin poștă/curier cu scrisoare cu valoare declarată și confirmare de primire sau prin mijloace electronice. Cererea trebuie să fie însoțită de datele și înscrisurile care atestă îndeplinirea condițiilor pentru înregistrare și de dovada achitării tarifului aferent cererii, după caz.

Cererea transmisă în format electronic trebuie să aibă încorporată semnătura electronică calificată. Dacă documentele sunt trimise prin poștă, este necesară atașarea unei fotocopii certificate olograf a actului de identitate al solicitantului.

Solicitanții trebuie să țină cont de faptul că Registrul Comerțului are dreptul de a cere și alte documente decât cele precizate. În această categorie, se încadrează actele care ar putea fi necesare pentru soluționarea dosarului.

Taxe pentru schimbarea sediului social în alt județ

Solicitanții vor achita următoarele taxe, care sunt mai mari decât costurile aferente schimbării sediului social în același județ:

• taxele de registru: 250 lei;

• procent din taxele de registru: 150 de lei;

• taxă pentru rezervarea denumirii: 72 lei;

• taxă pentru fiecare sediu autorizat: 72 de lei;

Astfel, pentru mutarea sediului social în alt județ, care poate interveni din diferite considerente (expirarea contractului de închiriere, extinderea activității etc.) solicitanții trebuie să pregătească un dosar complet și să îl depună la instituția competentă pentru soluționarea acestei cereri. Prin consultarea surselor oficiale, persoanele interesate de această procedură pot să rămână la curent cu eventualele modificări.