Departamentul financiar-contabil al unei firme trebuie să fie unul extrem de eficient, indiferent dacă este un serviciu realizat de un departament al companiei sau unul externalizat către o firmă specializată. În acest fel şi firma va funcţiona în limitele legii.

Tendința care a căpătat tot mai multă amploare şi în România este cea de externalizare a serviciilor de contabilitate către firme specializate, proces cunoscut şi sub numele de outsourcing. Acest proces se referă la delegarea unor sarcini efectuate inițial în interiorul companiei către o companie externă, pe baza unui contract de prestări servicii. Principalele motive pentru care se apelează la această soluţie sunt obţinerea unor rezultate mai eficiente şi reducerea costurilor.

De altfel, subcontractarea unor anumite sarcini, cum ar fi cele de de IT, marketing, web design, contabilitate şi consultanță fiscală sau resurse umane, reprezintă o decizie potrivită în cele mai multe cazuri.

Contabilitatea internă sau externalizare, cum este mai avantajos?

În general, activităţile specifice sectorului back office presupun investirea unor resurse destul de mari, atât în ceea ce priveşte costurile, cât şi în ceea ce priveşte resursa umană – una dintre problemele importante cu care se confruntă piaţa muncii la ora actuală. Antreprenorii IMM-urilor ar trebui să colaboreze cu contabili foarte buni, care au capacitatea de a anticipa apariţia unor probleme și, prin urmare, rezolvarea acestora cu mult mai ușor.

La modul general, contabilii pot fi împărţiţi în două categorii: bookkeeper și accountant. Dintre aceștia, cei mai potriviţi pentru antreprenori sunt ce din cea de-a doua categorie, deoarece au o viziune mai largă, au capacitatea de a înțelege orice business, iar atitundea este una pro-activă, datorită căreia pot identifica problemele din timp, oferind idei și soluții potrivite.

În ceea ce privește contabilii bookkeeper, aceștia sunt personaje pasive, care doar execută ce au de realizat, introduc datele într-un sistem și prezintă rezultatele obţinute. Aceștia sunt categoria majoritară pe piața din România.

Calitățile pe care ar trebui să le aibă un contabil care își oferă serviciile pentru o firmă la început de drum sunt următoarele:

• rezonează cu antreprenorul;

• îndeplineşte mai multe funcții (mai ales în cazul unui start-up): contabil, consultant financiar, consultant de business și, uneori, chiar avocat;

• este important ca un contabil ales pentru o firmă care abia debutează să fie un profesionist foarte bun, cu referinţe foarte bune și care este deschis la dialog;

• cunoaşterea legislaţiei în vigoare, open minded, care se poate orienta în teren, astfel încât să poată fi cu un pas înaintea evenimentelor.

Un contabil trebuie să aibă simţul umorului, o calitate care îi va fi de mare ajutor într-un domeniu în care schimbările legislative sunt la ordinea zilei.

Tipuri de contabili în funcție de forma de relaționare

În ceea ce privește forma de relaţionare, contabilii pot fi împărţiţi în 3 categorii:

– contabil angajați în cadrul companiei, full time sau part time;

– contabili individuali (persoane fizice autorizate);

– firme de contabilitate.

Soluția de externalizare a serviciilor de contabilitate, indiferent că este către un contabil independent sau o firmă de contabilitate, este una dintre cele mai întâlnite, deoarece antreprenorii se eliberează de o parte de birocraţie, iar serviciile primite în acest caz sunt de bună calitate, datorită experienței și expunerii în domeniu a colaboratorilor aleși.

În acest caz, firmele specializate de contabilitate au avantajul unei echipe mai extinse decât în cazul unui contabil independent, prin urmare efectele blocajelor cauzate de volumul mare de muncă sunt foarte puțin resimţite. Totuși, pe piață există și birouri de contabili independenți, care au proprii angajați, astfel încât să se poată ridica la nivelul unor astfel de firme specializate.

Anteprenorii IMM-urilor din România își aleg serviciile de contabilitate în funcție de criterii precum prețul practicat și încrederea oferită. De exemplu, în cazul unei firme mici, care emite în jur de 50 de facturi pe lună, un contabil individual are un tarif de aproximativ 200 de lei/ luna.

Acest tarif presupune primirea documentelor necesare de la firma respectivă, însă dacă este necesar să se deplaseze el la sediul firmei, atunci tariful poate crește până la 700 de lei sau chiar mai mult, în această sumă fiind inclusă și reprezentarea la controalele autorităţilor.

De asemenea, există și contabili ale căror tarife sunt și mai mici, de aproximativ 100 de lei/ lună, însă acestea se aplică pentru servicii foarte simple, cum sunt cele pentru persoanele fizice autorizate.

Cu toate că majoritatea firmelor mici își aleg contabilii pe baza recomandărilor sau căutând pe site-urile de pe internet, Corpul Experţilor Contabili și al Contabililor Autorizați (CECCAR) are pe site un motor de căutare al contabililor care sunt membri ai acestei instituţii, pentru fiecare judeţ în parte.

Forme de organizare a contabilității

În cazul unui PFA contabilitatea poate fi ținută chiar de persoana care a deschis această formă de administrare, însă în cazul unei companii – SRL – legea prevede că această activitate se poate desfăşura intern sau extern – vezi aici ce ți se potrivește – Contabilitate internă vs. externalizare.

– intern – reprezentând un departament special, condus de directorul economic, contabilul șef sau o altă persoană împuternicită pentru această funcție, important este însă ca persoana respectivă să aibă studii economice superioare;

– extern – prin încheierea unor contracte de prestări servicii fie cu o companie specializată în contabilitate, fie cu un contabil independent, dar care sunt membrii ai CECCAR.