1. Înregistrarea cheltuielilor fără documente justificative valide
Una dintre cele mai frecvente greșeli contabile este înregistrarea cheltuielilor fără documente care să le susțină. În contextul digitalizării ANAF și al implementării sistemelor e-Factura și SAF-T, orice neconcordanță între facturile emise și cele înregistrate devine ușor de identificat.
Riscuri și consecințe
-
Cheltuielile pot fi respinse ca nedeductibile;
-
Se pot recalcula impozite și TVA;
-
Pot apărea suspiciuni de fraudă sau se poate declanșa un audit fiscal extins.
Ce poți face
-
Asigură-te că fiecare cheltuială are un document justificativ complet (factură, contract, proces-verbal de recepție);
-
Păstrează arhiva fizică și digitală a documentelor contabile;
-
Verifică dacă informațiile din documente corespund celor declarate către ANAF.
2. Neconcordanțe între declarațiile fiscale și evidențele contabile
Orice diferență între declarațiile depuse (D394, D112, bilanțuri, raportări SAF-T) și evidențele contabile interne poate atrage atenția autorităților fiscale. Aceste discrepanțe indică, de multe ori, lipsa unei corelări între contabilitate și partea fiscală.
Riscuri și consecințe
-
Poate fi declanșat un control fiscal;
-
Se pot aplica ajustări de impozite, penalități și dobânzi;
-
Poate fi afectată credibilitatea financiară a firmei.
Ce poți face
-
Realizează periodic reconcilierea conturilor de clienți, furnizori și bancă;
-
Verifică dacă valorile din contabilitate coincid cu cele din declarațiile fiscale;
-
Lucrează strâns cu contabilul pentru a identifica rapid eventualele erori.
3. Depunerea declarațiilor cu întârziere sau omiterea acestora
Respectarea termenelor fiscale este esențială pentru menținerea unui profil fiscal bun. Întârzierile repetate sau omiterea depunerii unor declarații pot semnala un comportament fiscal riscant.
Riscuri și consecințe
-
Amenzi și penalități pentru fiecare zi de întârziere;
-
Creșterea probabilității de a fi selectat pentru un control fiscal;
-
Scăderea scorului de încredere fiscală al firmei.
Ce poți face
-
Creează un calendar fiscal anual și notează toate termenele importante;
-
Configurează alerte automate în SPV sau în calendarul digital al firmei;
-
Colaborează cu un contabil care monitorizează respectarea termenelor legale.
4. Colaborarea cu firme cu risc fiscal ridicat
Facturile primite de la parteneri comerciali cu istoric fiscal problematic pot ridica semne de întrebare în cazul unui control. Dacă un furnizor este inactiv fiscal sau implicat în tranzacții suspecte, autoritățile pot extinde verificările și asupra partenerilor săi.
Riscuri și consecințe
-
Refuzul deducerii cheltuielilor sau al TVA-ului;
-
Posibilitatea unui control încrucișat;
-
Afectarea imaginii și a relațiilor comerciale.
Ce poți face
-
Verifică starea fiscală a partenerilor înainte de colaborare;
-
Evită firmele cu cod de TVA anulat sau în insolvență;
-
Păstrează documente justificative care arată buna-credință în relațiile comerciale.
5. Neîntreținerea unei evidențe contabile riguroase
Lipsa unei evidențe contabile ordonate și coerente este un semnal clar de neglijență. Dacă documentele lipsesc, sunt incomplete sau incorect înregistrate, inspectorii fiscali pot considera că există intenția de a ascunde venituri.
Riscuri și consecințe
-
Dificultăți în timpul unui audit;
-
Ajustări de impozite impuse de autorități;
-
Posibile sancțiuni pentru nerespectarea legislației contabile.
Ce poți face
-
Respectă procedurile contabile interne și actualizează regulamentele interne;
-
Verifică lunar balanțele contabile și corelează datele financiare;
-
Apelează la un expert contabil sau auditor pentru revizii periodice.
Cum poți reduce riscul unui control fiscal
-
Efectuează audituri interne periodice;
-
Colaborează doar cu specialiști acreditați CECCAR;
-
Documentează clar toate tranzacțiile;
-
Păstrează o evidență completă și organizată a documentelor;
-
Fii la curent cu modificările legislative din domeniul fiscal și contabil.
