Prezentul și viitorul sună bine, din punct de vedere al gestionării afacerilor. Din ce în ce mai multe instrumente utile sunt puse la dispoziția antreprenorilor, cu scopul de a-i ajuta să-și organizeze mai bine business-urile, să le monitorizeze și să le eficientizeze. Aplicațiile și programele care vor fi prezentate în articolul de față le oferă tuturor posesorilor de afaceri șansa să-și gestioneze procesele și oamenii de la distanță.

Aplicații pentru productivitate și organizare

Unele dintre aspectele cele mai importante la o întreprindere este buna organizare. Un proces bine pus la punct, cu sarcini bine delimitate are rezultate pozitive pentru orice afacere. Mulți antreprenori își doresc instrumente care să-i ajute să se organizeze cât mai eficient, pentru ca, la rândul lor să-i organizeze mai bine pe angajați. Unele dintre cele mai utile aplicații din acest punct de vedere sunt acestea:

Google Tasks – este disponibil în Gmail și este o aplicație pentru programarea sarcinilor, integrată în Google Calendar. Sarcinile antreprenorilor se adună rapid, iar o aplicație de acest gen este potrivită pentru a face ordine. Aplicația este disponibilă atât pe smartphone, cât și pe computer și le permite utilizatorilor să-și noteze note și mementouri, pe o linie intitulată Sarcinile mele, dar se pot face și mai multe liste;

Google Calendar – calendar care permite organizarea online a sarcinilor. Prin intermediul său, antreprenorii își pot stabili și gestiona mai bine: ședințele, întâlnirile, obiectivele, evenimentele, lista de activități, planificarea unei excursii și multe alte activități personale sau profesionale;

Get Pocket – se pot salva articolele pe care antreprenorul le consideră interesante, fie că sunt de pe Twitter sau din browser. Se poate apăsa opțiunea „read later”, iar prin logarea în Pocket, pe telefon sau pe calculator, se pot parcurge linkurile salvate;

Evernote – o aplicație pentru stocarea notițelor, care se poate accesa de pe mai multe device-uri. Poate fi utilizat ca „dulap digital”, în care să fie organizate notele de diverse tipuri: planuri, rețete, jurnal zilnic. Datorită acestui instrument de organizare, proiectele zilnice sunt mai ușor de gestionat.

Pentru o mai bună evidență financiară

Evidența clară a fluxului de încasări și plăți este foarte importantă într-o afacere. Aplicațiile sunt de mare ajutor pentru orice antreprenor, care va aprecia ușurința cu care își accesează informații contabile de bază: încasări, cheltuieli, facturi, rapoarte contabile, putând identifica rapid dezechilibrele din firmă.

Wallet – permite crearea de rapoarte, bugete, sincronizarea cu băncile și gestionarea numerarului. Un om care-și cunoaște cât mai bine situația financiară poate să-și planifice acțiunile și să anticipeze fiecare mișcare.

QuickBooks – o altă aplicație foarte utilă pentru urmărirea cheltuielilor, personalizarea facturilor și parcurgerea rapoartelor, toate la un loc.

Wave – este un software de contabilitate pentru întreprinderile mici, care poate sincroniza cheltuielile, permițând controlarea finanțelor.

Board – și această aplicație ajută firmele mici să urmărească ce se întâmplă pe plan financiar și cum pot fi distribuite mai eficient resursele astfel încât să fie reduse pierderile.

Ajutor pentru strategie și organizarea sarcinilor

În multe firme din România activitatea nu se desfășoară efectiv la sediu, dar membrii echipei au nevoie să se simtă conectați. Planificarea sarcinilor, sublinierea priorităților și alocarea proiectelor către responsabili sunt activități foarte importante, care necesită o bună organizare, chiar și atunci când echipa nu se află la un loc. Există aplicații care ajută în acest sens, iar cele mai populare dintre ele ar fi Trello și Asana.

Trello – este un instrument de management ce permite vizualizarea sarcinilor în timp real. Este gratuit și este simplu de utilizat și implementat. Utilizează panouri cu liste care pot fi organizate după bunul plac. Trello este o modalitate foarte bună de gestionare a proiectelor, de comunicare cu echipa, de organizare a ideilor.

Asana – este o aplicație de gestionare a proiectelor, în care se pot crea și atribui sarcini, se pot lăsa note, vizualiza date sau seta notificări în privința termenelor limită. Asana permite și vizualizarea analizelor și discuțiile cu colegii din echipă.

Pentru lucrul în echipă și stocarea fișierelor

Dropbox – asigură spațiu web unde se pot stoca date fără ca acestea să ocupe spațiu pe hard disk și, cel mai important, fără teama că acestea se pot pierde. Pe lângă spațiu, Dropbox poate sincroniza toate dispozitivele pentru ca fișierele să poată fi accesate de pe orice dispozitiv. Se poate deschide un cont cost-free, în care primii 2 GB de stocare sunt gratuiți. Acesta este un instrument foarte util în special pentru cei care activează în marketingul digital.

Google Drive – oferă 15 GB de spațiu gratuit sau abonamentele contra cost, pentru opțiuni mai multe și spațiu mai generos. Este necesar un cont de Gmail, iar cantitatea de memorie poate fi folosită pentru atașamente, mailuri, documente din Google Docs, back-up la fotografii din telefon, sincronizarea fișierelor cu PC-ul. Fișierele pot fi organizate prin crearea de foldere, iar fișierele pot fi partajate către alți utilizatori într-un mod foarte simplu.

Skype, Whatsapp Business și Zoom – aceste trei instrumente online sunt foarte utile pentru conferințe și întâlniri online. Telemunca este mai productivă și mai eficientă datorită lor, în plus, colegii, chiar dacă sunt la distanțe fizice mari, conlucrează într-un mediu propice pentru împărtășirea ideilor. Aplicațiile permit trimiterea mesajelor, a fotografiilor, videoclipurilor, comunicarea audio-video sau prin chat. Zoom este și unul dintre cele mai folosite programe în cadrul cursurilor online.

Wetransfer – este una dintre cele mai populare aplicații în materie de transfer de fișiere și stocare în cloud. În cazul în care este nevoie de trimiterea multor fișiere către angajați sau colegi acest instrument este foarte potrivit. Se folosește gratuit și nu necesită abonarea pentru a primi sau trimite fișiere. Se pot expedia fișiere gratuit în limita a 2GB, iar un plan de plată vine cu avantaje mai mari, în mod evident.

Team Viewer – este un software care permite controlul de la distanță al unui PC. Mai poate fi folosit și pentru partajarea desktopului, pentru conferințe online sau pentru transferul fișierelor între calculatoare. Este compatibil cu Windows, Linux, iOS, Android, Mac OS sau Windows Phone.

Aplicații pentru administrarea site-urilor

Google Analytics – este o aplicație care monitorizează activitatea înregistrată de o pagină web. Datorită acestui tool se poate vedea traficul general dintr-o pagină, timpul petrecut de vizitatori pe un site, ce și câte pagini sunt vizitate, care sunt cuvintele cheie care au generat trafic etc. Instrumentul este un must have în monitorizarea campaniilor web, fie că sunt de tip SEO sau Google AdWords. Pot fi urmărite următoarele conversii: vânzări ale magazinelor online, abonare la newsletter, comentarii pe blog, descărcări de fișiere, completarea formularelor de rezervări.

Google Trends și Keyword Planner – prin intermediul lor se poate vedea ce caută oamenii pe Google. Google Trends este un instrument de analiză și căutare, datorită căruia se poate ști frecvența de căutare a unor cuvinte cheie pe Google, prin selectarea zonei geografice care este de interes, limba și categoria subiectului care poate fi luat ca referință. Keyword Planner poate fi folosit de cei care au o campanie Google Adwords în desfășurare. Oferă mai multe caracteristici care ajută la identificarea popularității unui anumit cuvânt cheie, filtrând numărul de căutări și crearea a sute de combinații de cuvinte cheie în câteva secunde.

Similar Web– se pot văd site-urile competitorilor și se pot afla informații despre vizitatorii lor. Similar Web dă rapoarte apropiate de ceea ce se găsește în Google Analytics, cu detalii despre: bounce rate, trafic global, durata unei vizite sau locații populare de unde site-ul respectiv este cel mai accesat. Important este de asemenea și că se poate vedea cum se împarte traficul în funcție de canalele de distribuție: social media, organic, direct, email etc.

Google Ads și Facebook Ads – instrumente utile pentru implementarea și monitorizarea campaniilor de promovare PPC. Cele două domină spațiul publicitar din mediul online. Promovarea prin Google Ads se axează pe calitatea și relevanța unui anunț, pe experiența pe care o va avea utilizatorul și pe conținutul unui site, pe când cea prin anunțurile Facebook are un impact vizual mai puternic. Spre deosebire de Google Ads, Facebook Ads nu depinde de interogarea de căutare a cuvintelor cheie, ci utilizatorii sunt vizați în funcție de comportamente, aprecieri, opinii.

Super Mobile – se poate testa cum arată site-ul pe diverse dispozitive mobile. Tool-ul este foarte util, având în vedere că majoritatea utilizatorilor intră pe internet de pe smartphone, astfel că site-urile și blogurile trebuie să se prezinte impecabil în fața lor. Se introduce linkul site-ului în caseta speciala din site-ul Super Mobile, se apasă enter, iar acesta va afișa modul cum se vede pagina pe diverse modele de telefoane.

Webpage Test – este un instrument foarte util pentru testarea și optimizarea funcționării unui site.

Instrumente utile pentru Marketing

ActiveCampaign – prin intermediul său se face email marketing într-un mod profesionist. Se poate folosi gratuit timp de 14 zile, după care se va achita un abonament lunar. Conform studiilor, email marketingul are cel mai mare ROI (return on investment), comparativ cu reclamele, social media și SEO, astfel că fiecare specialist în marketingul online știe cât de importante sunt listele de abonați. ActiveCampaign dispune de mai multe funcții utile: crearea listelor de abonați, formulare de abonare, organizarea contactelor.

Shared Count – este un instrument gratuit de analiză Facebook care monitorizează numărul de aprecieri, comentarii în privința unei anumite postări. Este necesar sa se insereze adresa URL a site-ului în bara de căutare și se vor obține valorile paginii.

Snip.ly – avantajul său este crearea unui call to action personalizat, care poate face trimitere la articole de pe bloguri sau site-uri. Este un instrument de marketing care permite inserarea pe orice website a unui pop-up propriu de tipul call to action. În acest fel se poate profita de articolele altora, promovate pe un canal social, care pot genera vizite pe site-ul dorit.

Zapier – acest instrument conectează toate aplicațiile utilizate de o persoană. Sunt mai mult de 500 de aplicații conectate la acest serviciu asigurând 3 mari avantaje: viteza, vizibilitatea și coerența.

Hootsuite – administrează și conectează mai multe rețele de socializare simultan. Cu ajutorul său se pot programa mesaje sau tweet-uri și se poate analiza traficul de pe rețelele sociale. Interfața permite integrarea: Facebook, Twitter, LinkedIn, MySpace, Google+, WordPress, Fourssquare și Mixi, iar prin folosirea directorului de aplicații se pot integra și Youtube, Tumblr, Instagram sau MailChimp.

Platforme pentru educație și self learning

Autoînvățarea este esențială în acest secol, când lucrurile evoluează cu rapiditate, iar internetul permite accesarea ușoară a tuturor informațiilor de care un antreprenor are nevoie. A ține pasul cu lumea, cu tehnologiile, cu inovațiile este un pas indispensabil pentru a reuși în afaceri. Sunt mai multe platforme și aplicații destinate educației antreprenorilor.

Udemy – platformă de cursuri online pentru antreprenori. Instructori din toată lumea îi învață aici pe cursanți tot ce vor să știe în domeniile preferate. Platforma este una de top în învățare și predare online.

Coursera – tot o platformă online de învățare de mare ajutor pentru antreprenori și nu numai. Persoanele care încheie un curs aici primesc certificate. Toate cursurile sunt în limba engleză, unele fiind gratuite, altele cu plată.

Uprizers – o platformă educațională online pentru antreprenori. Sunt peste 50 de antreprenori, vedete, influenceri și profesioniști din România care își oferă sfaturile și informațiile prețioase în domeniile în care s-au remarcat.

Realizarea și editarea contentului

Aplicațiile dedicate contentului fac foarte ușoară, în ziua de astăzi, promovarea vizuală. Simplu și ușor, fără ca antreprenorul să aibă cunoștințe solide de branding sau design, se pot realiza materiale promoționale, logo-uri și alte materiale personalizate pentru a promova o afacere.

Canva – este o platformă de design grafic și editare. Aplicația este foarte ușor de folosit, iar prin intermediul său se pot crea diverse materiale: felicitări, postări foto, video și stories pentru rețelele sociale, logo-uri, meniuri, orare, infografice, moodboards, videoclipuri. Sunt disponibile diverse șabloane, astfel încât antreprenorii și toți utilizatorii să poată găsi și folosi ceea ce-i interesează.

Logaster – ajută startup-urile și afacerile mici să-și creeze logo-uri profesionale, chiar dacă antreprenorii nu au abilități de design. Pe lângă logo-uri, cu Logaster se mai pot realiza cover-uri pentru rețelele sociale, cărți de vizită și antete.

Pixelr – acest editor online de fotografii este gratuit. Se pot porni proiecte personale de la 0 sau se pot utiliza șabloanele din platformă. Editorul deschide aproape orice format de imagine.

Diacritice – un instrument util pentru convertirea textului fără diacritice în text cu diacritice.

Adobe Scan – documentele de hârtie sunt utile pentru orice business, dar scanarea clasică poate fi destul de depășită. Adobe Scan permite scanarea documentelor prin intermediul unei aplicații și partajarea rapidă a fișierului. Procesul este mult mai ușor și mai eficient decât cel tradițional.

Cloud Convert – prin intermediul său se pot converti online fișiere de diverse tipuri. Fără să implice descărcarea unui software, instrumentul online acceptă aproape toate formatele de documente, audio, video, imagine, prezentări și foi de calcul.

Prezi – pentru multe business-uri, prezentările fac parte din viața de zi cu zi. Un astfel de instrument, care creează prezentări profesioniste este de dorit. Fie că este vorba de prezentări video, audio și toate tipurile de produse de acest tip, calitatea va fi observată cu siguranță.

PDF Converter – creează pdf-uri din aproximativ orice tip de fișier, în doar 3 clickuri. Mai sunt și alte facilități oferite: comprimarea fișierelor pdf, despărțirea, alăturarea lor. În plus, mai pot fi convertite și alte fișiere: JPG în word, pdf în Excel, pdf în PNG etc.