Contabilitate internă

Ce condiții trebuie să îndeplinească contabilul angajat?

În cazul în care există un departament dedicat în cadrul companiei, persoana care este responsabilă cu conducerea acestuia trebuie să aibă studii economice superioare. În schimb, dacă se optează pentru externalizarea acestui serviciu, atunci firma sau persoana fizică aleasă trebuie să fie membru CECCAR.

Acestea sunt condiţiile impuse de lege, cărora se pot adăuga și așteptările antreprenorului cu privire la contabil, ca de exemplu modul de comunicare, orientarea spre automatizarea activităţii etc.

În prezent, evoluţia tehnologiei marchează și activitatea contabilă, specialiştii din acest domeniu având la îndemână noi aplicații, care sunt găzduite în cloud. Astfel, pot fi accesate de oriunde, chiar și de antreprenori, fără a mai fi nevoie să aștepte primirea datelor necesare direct de la contabil.

Orice angajat din cadrul departamentului financiar-contabil poate fi angajat cu normă întreagă sau part time, deoarece nu există vreo prevedere legală referitoare la vreo constrângere de acest fel. De asemenea, nu există vreo obligație nici cu privire la utilizarea unui anumit soft de contabilitate, un astfel de soft fiind absolut necesar însă pentru desfăşurarea acestei activități.

Necesitatea unei aplicații rezultă și din prevederile articolului 2, din Legea Contabilităţii, referitoare de activitățile unui contabil, activități care nu pot fi realizate fără un soft special. Această lege susţine: „contabilitatea trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea datelor referitoare la poziția financiară, performanța financiară și alte informații referitoare la activitatea desfăşurată, atât pentru cerinţele interne, cât și în relaţiile cu investitorii prezenţi sau potenţiali, creditorii financiari și comerciali, instituţiile publice și alți utilizatori”.

Soft-urile de contabilitate (vezi aici – Ce atribute are un soft de contabilitate bun) au tarife care diferă în funcție de criterii precum existența licenţelor, a unui contract de mentenanţă anuală sau de cât de complexe sunt modulele deţinute. Totodată, o parte din aceste module pot fi utilizate și de managerul companiei pentru care se ţine contabilitatea, module precum cele de gestiune și de facturare, acestea putând fi sincronizate cu departamentul de contabilitate și cu transferul de date automatizat.

Întreaga activitate contabilă trebuie să se desfăşoare pe baza Legii Contabilităţii, precum și respectând prevederile Codului Fiscal și cele ale Codului Muncii.

Externalizarea contabilității

Externalizarea unor servicii precum cele de contabilitate sau de business advisory au foarte multe avantaje, mai ales în ceea ce privește antreprenorii start-up-urilor.

Avantajele strategice sunt următoarele: riscurile sunt distribuite tuturor părţilor implicate, controlul în perioadele tumultoase este mai eficient, dezvoltarea se realizează frumos, posibilitatea de a reorganiza o afacere într-un mod rapid și creativ.

Avantajele operaționale sunt: calitatea și transparența serviciilor sunt îmbunătățite continuu, instrumentele de comunicare sunt unele dintre cele mai moderne, sistemele și procesele de management sunt simplificate, procesele ineficiente sunt înlocuite rapid.

Avantajele în ceea ce privește resursele umane sunt: un număr mai mic de angajați, posibilitatea de a accesa training-uri atât online, cât și off-line, posibilitatea de a se realiza un schimb cultural și de a dezvolta competențe indisponibile în propria companie.

Principalul avantaj al externalizării serviciilor de contabilitate constă în reducerea substanţială a costurilor companiei. Dar care sunt diferențele dintre contabilitatea din cadrul companiei și contabilitatea externalizată? Avantajele pe care o firmă de contabilitate le oferă clienţilor săi care își externalizează aceste servicii sunt: reducerea costurilor de administraţie și a celor salariale, îmbunătăţirea flexibilităţii, oferirea de expertiză și asistență calificată și profesională, posibilitatea de a se concentra pe acțiunile necesare pentru creșterea valorii companiei şi pentru dezvoltarea business-ului.

Contabilitatea „paperless”. Ce presupune acest sistem?

Contabilul ar trebui să fie un partener pentru clientul său, care să îi ofere și sprijin, nu doar un pachet de servicii. În această perioadă modernă, abilitățile pe care ar trebui să le deţină un contabil le depășesc pe cele de bază, utile în trecut. Contabilul trebuie să fie un consilier flexibil pentru clientul său, să folosească tehnologii moderne – ERP, mediul online, cloud – și instrumente de mangement al timpul.

De asemenea, un contabil modern trebuie să aibă o atitudine proactivă, creativitate și viziune de ansamblu, să poată identifica și oferi soluţiile potrivite atât clienţilor, cât și celorlalte părți implicate, să fie un bun ascultător și să se poată transpune în locul clienţilor săi, să îi ajute în identificarea de soluții sau oportunităţi de business.

Partea de networking este și ea foarte importantă, digitalizarea fiind prezentă în toate domeniile de activitate, inclusiv în cea a contabilităţii externalizate. Datorită acesteia, transparența în ceea ce privește procesele departamentului financiar-contabil, precum și schimbul rapid de informații, necesare în luarea deciziilor, sunt mult îmbunătăţite.

Aplicaţiile de contabilitate existente pe piață sunt foarte multe, diferența dintre acestea fiind făcută de modul în care sunt create și facilitatea în ceea ce privește utilizarea lor. Sistemul de contabilitate „paperless” este unul modern și eficient, care poate fi folosit foarte simplu, în plus poate fi accesat de oriunde, fiind o aplicație web-based.

Sistemul „paperless” este prezent în lume de câțiva ani, în SUA rata de adoptare a acestuia fiind cea mai mare, dar este utilizat și în unele ţări din UE. Pentru trecerea la acest sistem este nevoie de o perioadă de adaptare, deoarece necesită dezvoltarea și implementarea unor proceduri interne și o schimbare în ceea ce privește stilul de organizare a timpului a tuturor părţilor implicate.

Sugestii pentru antreprenori și manageri referitoare la decizia de externalizare a serviciilor de contabilitate

Dezvoltarea afacerii de către antreprenori și manageri ar trebui să se realizeze prin gestionarea corectă a resurselor și prin hotărârile stabilite la nivel managerial într-un mod optim și eficient, datorită globalizării și dezvoltării pieţei.

De aceea, recomandat este să se externalizeze aceste servicii de contabilitate, principalele considerente care ar trebui luate în calcul fiind un time management mai eficient, activele necesare acestor servicii desfășurate in-house pot fi alocate altor sectoare – ca de exemplu vânzări, marketing – atragerea unor clienţi noi.

În plus, avantajele oferite de externalizarea departamentului de contabilitate sunt importante și din punct de vedere financiar, cheltuielile cu acest tip de operațiuni putând fi re-alocate altor departamente. În plus, costurile salariale sunt reduse, companiile care apelează la această soluție plătind numai prestarea de servicii a contabilului colaborator. Totodată, posibilitatea apariţiei unei fraude este redusă deoarece firmele de contabilitate dețin sisteme de risk management, care au rolul de a detecta și preveni orice fraudă.

În cadrul unei astfel de firme specializate lucrează o întreagă echipă de consultanţi, care pe lângă atitudinea proactivă și open-minded, este la curent cu toate modificările legislative din domeniu, pe care le pun la dispoziția antreprenorilor și managerilor care au cotractat aceste servicii, într-un timp optim.

Prin urmare, acest tip de contabilitate oferă flexibilitate în luarea deciziilor, oferă feedback și sugestii utile pentru dezvoltarea afacerii și a valorii companiei. Toate acestea sunt caracteristicile pe care ar trebui să le aibă o firmă de contabilitate și business advisory din ziua de astăzi.

Este important, însă, să se cunoască mai bine atât firma de contabilitate aleasă pentru externalizarea acestor servicii, cât și echipa acesteia, pentru a se putea observa dacă există chimia necesară pentru a colabora și dezvolta afacerea.

Vrei să rămâi informat?

Înscrie-te la newsletter pentru a primi știri noi, doar o dată pe săptămână, direct pe email.

Nu facem spam! Citește politica noastră de confidențialitate pentru mai multe informații.