Pandemia de COVID-19 a generat necesitatea dezvoltării unei infrastructuri IT pentru intregrarea diferitelor soluții de software utilizate de companii în contextul transformării digitale, cu scopul de a-și îmbunătăți și amplifica planurile strategice. Această concluzie a fost reflectată într-o analiză efectuată de Deloitte, iar potrivit opiniei specialiștilor, transformarea digitală este realitatea prezentului.
Există semne de întrebare cu privire la transformarea digitală din punct de vedere financiar-contabil și neclarități asupra elementelor care ar trebui capitalizate sau înregistrate sub formă de cheltuieli în contabilitate. Decizia finală ar putea să afecteze o serie de indicatori economici ai societății, precum și rezultatul operațional.
Digitalizarea este un subiect de interes la momentul actual, motiv pentru care ar putea fi de folos să fie reamintite principiile referitoare la înregistrarea acestor tipuri de tranzacții, respectiv a contractelor de tip SaaS, în temeiul Standardelor Internaționale de Raportare Financiară.
Modelul tradițional și modelul de tip cloud în furnizarea software-urilor
Modelul tradițional implică achiziția unor soluții de tip hardware, licențe software și aplicații. În acest caz, soluțiile menționate anterior sunt protejate de paravanul de protecție (“firewall”) propriu. În cazul modelelor de tip cloud, care presupun drepturi de acces numai pentru aplicația software, protecția vine din partea firewall-ului furnizorului de servicii de tip cloud.
Cât despre controlul asupra IP-ului, în cazul modelului tradițional acesta revine societății, în vreme ce modelul de tip cloud presupune păstrarea controlului asupra IP-ului de către furnizor.
Contracte pentru servicii SaaS
Contractele pentru servicii SaaS (software ca serviciu) se caracterizează prin faptul că societatea contractează servicii și nu achiziționează software-ul. Precis, acest tip de contract oferă dreptul de a accesa software-ul aplicației furnizorului de servicii de tip cloud, iar Comitetul pentru Interpretări Internaționale de Raportare Financiară (IFRIC) a observat că dreptul de acces la software-ul furnizorului nu presupune și dreptul de a decide modul și scopul de utilizare a acestuia.
Un contract care oferă clientului drept de acces la aplicația software este un serviciu de care beneficiază societatea pe durata contractului, dar nu un contract de închiriere de software. Costurile aferente configurării și implementării serviciilor SaaS ar trebui să fie înregistrate în cadrul cheltuielilor în contabilitate, potrivit IFRIC.
Evaluarea potrivit căreia configurarea sau personalizarea software-ului au ca rezultat o imobilizare necorporală se bazează pe natura și rezultatul configurației sau personalizării efectuate. Tocmai pentru că nu controlează software-ul și pentru că activitățile de configurare sau personalizare nu constituie o resursă controlată de societate, de multe ori compania nu poate recunoaște o imobilizare necorporală.
În situația în care compania nu poate recunoaște o imobilizare necorporală în acest sens, recunoaște costurile drept cheltuială atunci când beneficiază de serviciile de configurare sau personalizare în raport cu contractul încheiat între societate și furnizor. Multe societăți aleagă să păstreze modelul tradițional și să îl combine cu noile aplicații software din modelul de tip cloud.
Fiecare aranjament SaaS este unic și necesită înțelegerea în profunzime a configurației IT
Drept concluzie, fiecare aranjament SaaS este unic și modul în care ar trebui să fie tratat contractul și costurile de personalizare necesită o analiză atentă și înțelegerea aspectelor tehnice pe care le implică acest tip de configurație IT. De obicei, decizia se ia în urma colaborării dintre departamentul financiar și departamentul IT al companiei, însă e posibil să fie necesară și implicarea altor departamente, după caz.
