Managementul timpului este unul dintre cele mai importante aspecte din viața unui om. În funcție de cât de bine își gestionează timpul, el își poate duce sau nu la bun sfârșit sarcinile zilnice. Pentru a putea face față tuturor solicitărilor la momentul potrivit este nevoie să fie cunoscute câteva tehnici ce pot fi utilizate pentru dezvoltarea abilităților de organizare. În acest articol vor fi prezentate 12 astfel de moduri în care timpul poate fi gestionat mai eficient.

1. Matricea Einsenhower – Prioritizarea tuturor activităților

Prioritizarea reprezintă atribuirea unui nivel de importanță sarcinilor dintr-o zi de lucru. Una dintre cele mai cunoscute tehnici de prioritizare este matricea Einsenhower, care aduce în prim-plan diferența dintre lucrurile importante și cele urgente.

Sarcinile de zi cu zi pot fi de 4 feluri:

• importante și urgente;

• importante, dar nu urgente;

• urgente, dar nu importante;

• nici importante, nici urgente.

Oamenii pierd, de regulă, mult timp cu cea de-a treia categorie, astfel că sarcinile importante, dar care nu sunt urgente sunt amânate frecvent. De asemenea, activitățile din ultima categorie, din care fac parte timpul petrecut pe rețelele sociale sau privitul programelor TV îi fac să piardă timp prețios.

Primul pas pentru eficientizare îl constituie scrierea tuturor activităților dintr-o zi pe o coală de hârtie, împărțite în funcție de cele patru categorii enumerate mai sus. Evaluarea după importanță este esențială pentru eficientizarea zilei de lucru.

Din acest tabel se poate vedea cum pot fi categorisite activitățile de fiecare zi:

	Urgent	NU Urgent
Important	Fă aceste sarcini cât mai repede:	Amână aceste sarcini până când toate sarcinile urgente și importante au fost finalizate
NU Important	Deleagă aceste sarcini persoanelor adecvate care le pot gestiona bine	Elimină aceste sarcini, pentru că sunt adesea o pierdere de timp

2. Planificarea prin intermediul instrumentelor specifice

Pentru finalizarea unei sarcini este nevoie de planificare. Experții în time management recomandă folosirea unui planning pentru a crește productivitatea la locul de muncă. Acestea includ: calendare, aplicații de pe telefonul mobil, planificatoare, diagrame de perete, caiete sau agende.

Scrierea tuturor sarcinilor, a programelor și a tuturor lucrurilor de reținut creează spațiu mental și permite concentrarea asupra priorităților. De aceea este esențial ca fiecare om să găsească instrumentul potrivit de planificare, care funcționează cel mai bine în cazul său și care poate fi folosit în mod constant.

În momentul când este utilizat un instrument de planificare este important să se țină cont de următoarele reguli:

• informațiile vor fi notate exclusiv în instrumentul respectiv – dacă notițele sunt scrise pe alte suporturi, acestea vor trebui transferate, ceea ce înseamnă pierdere de timp și ineficiență;

• instrumentul de planificare trebuie revizuit zilnic;

• planningul trebuie să fie sincronizat astfel încât să poată fi accesat de pe telefon, laptop sau calculator, în funcție de necesități;

• fiecare instrument de planificare trebuie să conțină și o listă a priorităților zilnice;

De asemenea, de foarte mare ajutor în planificare sunt și aplicațiile de pe smartphone: Time Trackers (ajută la conștientizarea modului în care este petrecut timpul), Time Savers (productivitatea poate crește dacă sunt înlăturate obiceiurile nocive de pierdere a timpului), Task manager (prioritizează sarcinile și le organizează de așa manieră încât gestionarea timpului va fi vizibil îmbunătățită), Habit Developers (crearea unor obiceiuri sănătoase care încurajează gestionarea timpului).

3. Tehnica „Păstrează, Aruncă, Dăruiește”

Persoanele care nu sunt organizate nu-și pot gestiona bine timpul. S-a demonstrat că dezordinea are un efect negativ asupra creierului și bunăstării. Atât la locul de muncă, dar și acasă este esențial ca oamenii să fie bine organizați pentru a funcționa normal și a nu sări peste anumite sarcini pe care le au de îndeplinit.

Pentru o bună organizare, se poate lua în calcul următoarea tehnică, ce poate fi pusă în aplicare la birou, dar și în cazul lucrurilor din locuință: configurarea a trei cutii, pe care să se posteze următoarele etichete: „Păstrează”, „Dăruiește” și „Aruncă”. Astfel, se pot așeza, fie și doar la nivel imaginativ, în caseta „Aruncă” toate lucrurile, sarcinile și articolele de care nu este nevoie și care au fost ținute degeaba mai mult timp. În cutia „Dăruiește” vor fi depozitate obiectele care trebuie vândute, donate sau, în cazul sarcinilor, împărțite către cei care le pot îndeplini mai bine.

Și organizarea spațiului de lucru este foarte importantă, pentru că ea ajută la economisirea timpului. În momentul când oamenii nu se mai împiedică de diverse lucruri atunci când caută ce au nevoie pentru a îndeplini o sarcină ei devin mai eficienți.

4. Programarea sarcinilor mari și a celor mici

Programarea este mai mult decât înregistrarea lucrurilor care trebuie făcute (întâlniri, ședințe, interviuri). Pentru fiecare lucru programat este nevoie de alocarea timpului necesar. Programările ar trebui să țină cont de faptul că în prima parte a zilei oamenii au mai multă energie, deci pot rezolva sarcini mai provocatoare, mai importante și mai urgente, iar treburile mai mici și nu atât de importante (redactarea unui e-mail, vizionarea unui webinar, ascultarea unui podcast) pot fi lăsate pentru acei timp morți, care vor fi exploatați în acest fel. Un bun exemplu ar fi ca un podcast de interes să fie ascultat chiar în drumul spre serviciu sau spre casă.

5. Managementul stresului

Capacitatea unui om de a-și recunoaște nivelurile personale de stres este una care îl poate ajuta să-și mențină cât mai jos aceste niveluri, pentru a putea funcționa și a se concentra mai bine. Cei care cred că o bună organizare a timpului vizează doar sfera profesională, se înșală. Pentru a putea face față tuturor provocărilor de la serviciu sau de acasă, oamenii au nevoie de pauze.

Deconectarea de la sarcinile epuizante, din punct de vedere fizic și mental îi ajută să se liniștească și să-și pună ideile în ordine, astfel încât după o mică pauză să poată funcționa și mai bine. Pe lângă pauze, mai pot fi luate în calcul delegarea sarcinilor sau chiar refuzarea acelora care sunt copleșitoare, dar și unele recompensări, astfel încât nivelul stresului să se mențină cât mai jos cu putință în fiecare zi.

6. Tehnica „Eat the big frog first”

Încă din copilărie, când aveau unele teme mai dificile, oamenii au învățat să amâne anumite sarcini, din diferite motive. Da, unele activități ce trebuie realizate pot fi copleșitoare, neplăcute sau chiar epuizante.

Există o vorbă celebră, atribuită lui Mark Twain, care spune multe despre importanța unui time management optimizat: „Eat the big frog first”. Mark Twain spunea că dacă ai ca sarcină să mănânci o broască într-o zi, să o mănânci la prima oră a dimineții, iar dacă ai de mâncat două broaște să o mănânci pe cea mai mare mai întâi. Sarcinile neplăcute pe care oamenii au tendința să le amâne sunt „broaștele mari”. Pentru a le îndepărta din cale și a se concentra în restul zilei la alte sarcini, este important ca aceste sarcini să fie finalizate în prima parte a zilei.

O altă strategie care ajută este împărțirea sarcinilor în unele mai mici, rezolvarea celor pregătitoare, după care a sarcinii mai mari. Pentru a menține motivația, se poate implementa și un sistem de recompense pentru toate sarcinile îndeplinite.

7. Stabilirea obiectivelor

O parte esențială a managementului timpului este și stabilirea unor obiective pe parcursul muncii: îndeplinirea unei anumite sarcini sau a unei părți din ea. Pentru a crește eficiența pe oră și în fiecare zi se poate completa stabilirea obiectivelor cu gestionarea stresului.

8. Concentrarea pe o singură sarcină și evitarea multitaskingului

Studii în domeniul psihologiei au arătat că multitaskingul nu economisește, de fapt, timp. Explicația ar fi că se pierde timp în momentul când se trece de la o sarcină la alta, ceea ce duce și la o scădere a productivității. Multitaskingul aduce chiar și alte probleme: dificultăți de concentrare și de menținere a concentrării sau a atenției.

Concentrarea pe o singură sarcină este cea mai bună metodă pentru ca aceasta să fie realizată cu succes, fără distrageri. Un lucru care trebuie făcut în acest sens este ca în timpul programului de lucru să se dezactiveze notificările de pe telefon, astfel încât să nu mai existe tendința de a pierde timpul cu aceste preocupări care scad randamentul.

9. Stabilirea unor limite

Mulți oameni acceptă atâtea responsabilități câte li se dau, fără a putea spune NU. Ei fac acest lucru fie pentru a menține o impresie pozitivă asupra lor, fie pentru a-și demonstra dedicarea față de munca pe care o desfășoară. Evident că acceptarea tuturor sarcinilor face ca elaborarea unui program care să se adapteze tuturor sarcinilor să fie foarte dificilă. Oamenii trebuie să învețe să stabilească limite pentru numărul de sarcini pe care sunt dispuși să le accepte sau pentru nivelul de muncă pe care acestea îl implică.

10. Metoda GTD – Getting Things Done

Aceasta presupune ca de fiecare dată când apare o sarcină nouă, omul să se gândească dacă este necesar să o rezolve sau nu. În cazul în care răspunsul este afirmativ, el are la dispoziție trei metode: realizarea imediată, delegarea către o persoană, dacă timpul de rezolvare a acesteia este scurt, sau să o amâne.

Pentru proiectele mai ample, este nevoie de identificarea tuturor fazelor acestora și stabilirea unei ordini logice. În cazul fiecărei etape se vor descrie acțiunile generale și cele secundare care vor fi efectuate pentru realizarea unui proiect.

11. Folosirea unui timer

Atât la serviciu, cât și în activitățile legate de școală – teme, învățat, redactarea unor proiecte, folosirea unui timer este eficientă și vom explica și de ce: de multe ori, atunci când se apucă de o anumită activitate, oamenii își dau singuri și un deadline pentru aceasta, în funcție de celelalte lucruri pe care le au de rezolvat. Odată angrenați în respectiva sarcină însă, uită să se mai oprească, fie că au fost acaparați cu totul de ea, fie că nu mai au noțiunea timpului. Un timer este un instrument potrivit pentru gestionarea timpului de lucru sau a celui de studiu, făcându-i pe oameni chiar să se concentreze mai bine la o sarcină, pentru a o putea finaliza cu succes în timp util.

12. Obiceiurile bune merită răsplătite cu recompense

În momentul când o sarcină este încheiată sau când se observă o diferență în ceea ce privește productivitatea, iar abilitățile de gestionare a timpului au fost îmbunătățite, se impune memorarea tehnicilor care au funcționat, pentru ca acestea să fie folosite și în alte situații. Pentru a sărbători succesul, persoana în cauză poate să se recompenseze cu unele lucruri care să reducă stresul și care să-i mențină productivitatea de zi cu zi: un anume tip de ceai, o gustare dulce și sănătoasă sau alte recompense mici ce o vor motiva ca și pe viitor să rămână organizată și motivată.

Concluzie

Gestionarea eficientă a timpului ajută la eficientizare, indiferent că este vorba de serviciu, școală sau activități casnice. Fiecare om trebuie să identifice acele tehnici care funcționează cel mai bine în cazul său și să le aplice pentru a cheltui timpul cu folos.