În afaceri, ca și în viața normală, nu poți vorbi de viitor fără prezent. Activitatea de acum o influențează foarte mult pe cea care urmează, iar un raport P&L al unei firme ajută chiar în această perspectivă, oferind o direcție în business.

Ce este P&L

Această noțiune este populară în rândul contabililor, al managerilor de corporații, dar și al antreprenorilor sau al freelancerilor.

P & L (de la Profit & Loss) este un raport financiar de Profit și Pierdere, ce sintetizează veniturile, cheltuielile și costurile dintr-o anumită perioadă, care poate fi, de regulă, un trimestru sau un an fiscal. Rezultatul său relevă starea în care se prezintă firma, ajutând la stabilirea unor măsuri pentru a remedia anumite probleme.

P&L mai este cunoscut și ca situația operațiunilor, declarație de venit, situația performanței financiare sau situația veniturilor.

Formula de calcul a P&L este: Venituri – Cheltuieli = Profit

Contul de profit și pierdere reflectă, deci, veniturile, cheltuielile, precum și profitul înregistrat de o entitate într-o anumită perioadă. Prin comparație, bilanțul contabil este un raport static, care imortalizează activele și pasivele societății la data întocmirii, iar P&L este un raport dinamic, care evidențiază fluxurile de venituri și cheltuieli într-o perioadă. Pentru comparabilitate, indicatorii sunt prezentați și pentru exercițiul financiar precedent, dar și pentru cel curent.

Cât de important este un P&L?

Importanța P&L este dată de faptul că ajută la conturarea unei imagini de ansamblu asupra performanțelor financiare ale unei afaceri, arătând exact dacă aceasta înregistrează profit sau nu.

Mai mult decât atât, un cont de profit și pierdere oferă șansa recapitulării veniturilor și cheltuielilor care au dus la un anumit rezultat, fiind util și în identificarea cauzelor nefavorabile care au influențat rezultatul final.

Un raport P&L prezintă, concis, ce sume de bani a atras business-ul, dar și ce costuri și cheltuieli au fost făcute pentru companie într-o perioadă de timp specifică. Așadar, raportul conține banii primiți și banii cheltuiți într-o anumită perioadă de timp, oferind ocazia de a vedea dacă firma este pe plus sau pe minus.

Cum te poate ajuta exact un P&L

După cum s-a putut observa până acum din acest articol, P&L îi poate ajuta pe antreprenori să ia deciziile cele mai potrivite, pentru a nu ajunge în situația ca afacerea să funcționeze cheltuind mai mulți bani decât produce. Raportul va arăta exact toate elementele de venituri și cheltuieli și diferența dintre ele.

Toate problemele cu care se confruntă o firmă vor fi clare într-un P&L, fie că se reflectă într-un mod direct sau indirect. Datele pot fi vizualizate trimestrial sau anual, ajutându-i pe factorii de decizie să identifice și să implementeze măsurile adecvate pentru a spori potențialul activității.

P&L-ul îți este de ajutor și pentru a vedea care sunt pașii de urmat atunci când vânzările sunt pe creștere, dar profitul este în scădere. În această situație se va impune ca tarifele sau prețurile să fie majorate.

Un alt aspect important de punctat în legătură cu P&L este și că acest raport este util și în situația accesării unui credit. Înainte de acest pas, contabilul îl analizează, pentru a ști cât de „sănătoasă” este activitatea companiei.

Identificând cele mai profitabile surse de bani din companie, cele mai bune sau cele mai nefaste luni, poți știi cum stai și ce trebuie să faci mai departe, pe ce să te canalizezi și la ce să renunți.

Documentul este foarte important și pentru cei din exteriorul companiei, care pot afla cum sunt gestionați bani în business.

Așadar, un raport P&L oferă răspunsuri la următoarele întrebări:

• Care este structura veniturilor?

• Ce categorii de produse sau servicii aduc cel mai mare profit?

• Care este structura cheltuielilor?

• Care sunt cheltuielile supranormative?

• Cât de profitabilă este afacerea?

• Ce procent din prețul de vânzare acoperă costuri precum furnizare sau producție?

• Prin ce volum minim de vânzări pot fi acoperite toate cheltuielile?

Ce conține un raport P&L

Un cont de profit și pierdere cuprinde următoarele elemente:

1. Venituri

Reprezintă operațiuni financiare care cresc beneficiile economice ale companiei, fiind reprezentate de valoarea bunurilor sau serviciilor care au fost vândute de o firmă.

Sunt trei tipuri de venit care intră în analizarea unui P&L: venituri din exploatare (cele obținute din vânzarea produselor/serviciilor oferite de companie), financiare (provenite din dobânzi, participații, investiții pe termen scurt) și venituri extraordinare (sunt venituri neobișnuite ce pot fi primite, un exemplu ar fi subvențiile). Nivelul de venituri depinde și de tipul companiei sau de industria în care aceasta activează, dar veniturile din exploatare sunt de regulă cele mai importante și sunt reprezentate de cifra de afaceri.

Veniturile sunt grupate în P&L pe categorii, respectiv pe sursele de unde provin. Ulterior, fiecărei categorii îi corespunde o linie de costuri pentru produsele vândute sau un cost total – care se calculează pentru toate.

Fiecare afacere are venituri specifice. În ele sunt incluse veniturile provenite din vânzarea produselor, a serviciilor sau a unor cursuri online, de exemplu. Toate serviciile generatoare de venituri se trec în P&L în câte o coloană separată.

2. Cheltuieli

Reprezintă diminuarea beneficiilor economice ale companiei și se împart în trei categorii: cheltuieli din exploatare (materii prime, materiale consumabile, salariați, utilități etc.), cheltuieli financiare (diferențe de curs valutar, dobânzi), cheltuieli extraordinare (amenzi, pierderi, calamități etc.);

Cheltuielile într-o firmă pot fi diverse: de întreținere sau cu chiria, cu echipamentele, salariile, facturile la electricitate, etc. Pot fi introduse tot în această categorie și cheltuielile pentru diferite cursuri sau conferințe la care participi pentru binele companiei.

3. Taxe și impozite

Taxele și impozitele care sunt datorate bugetului local sau celui de stat nu trebuie neglijate. Acestea se calculează în baza profitului firmei.

4. Profit net și profit brut

Profitul brut este de multe ori interpretat eronat drept suma de bani ce intră într-o companie pentru produsele sau serviciile vândute. El este, de fapt, cel mai simplu de calculat profit pentru o afacere, reprezentând diferența de valoare dintre veniturile pe care le generează un produs sau un serviciu și costul pe care îl implică producerea acestuia.

Profitul brut nu ține cont de alte cheltuieli, cum ar fi cele de funcționare (ce sunt deduse pentru profit din exploatare) sau cele generale (ce sunt deduse pentru profit net) și pentru că nu ține seama de acești factori, el nu este un profit real. Ca un exemplu, profitul brut poate reprezenta o cifră pozitivă, dar profitul net să fie mult mai mic sau chiar negativ. Acest lucru nu înseamnă că el este inutil, ci se folosește pentru a stabili valoarea pe care o generează o afacere din produse/servicii. Prin el se decide dacă marja de profit pentru anumite produse /servicii este acceptabilă sau va fi nevoie de modificări – cum ar fi majorarea prețurilor sau diminuarea costurilor de producție.

Profitul net este rezultatul activității comerciale dintr-o companie, ce se măsoară prin diferența dintre venituri și cheltuieli, mai exact este vorba despre acei bani care rămân după ce au fost deduse cheltuielile. Este un indicator semnificativ pentru analiza financiară a unei afaceri. El se calculează în funcție de: venituri, cheltuielile operaționale, sau de producție și taxele și impozitele datorate. Sunt mai multe formule de calcul în literatura de specialitate pentru profit, toate utilizând cele trei concepte importante: profit brut, operațional și net, fiecare dintre aceștia fiind relevanți pentru modul în care activitatea unei companii poate fi îmbunătățită.

Formulele de calcul pentru profit brut și profit net sunt:

Profit brut = venituri – cheltuieli;

Profit net = profit brut – taxe

Cum să-ți faci propriul model de P&L

Pe internet poți găsi template-uri deja făcute pentru P&L, dar, dacă iei decizia să-ți creezi unul propriu, trebuie să ții cont de următoarele componente:

1. cifra de afaceri netă – în ea sunt cuprinse sumele rezultate din vânzarea bunurilor și serviciilor din activitatea curentă;

2. costurile lucrărilor și cheltuielile care au fost efectuate de companie pentru ea însăși;

3. cheltuieli cu materii prime și consumabile: cost de achiziție pentru obiectele de inventar, facturile la apă și energie, costul de terți, locațiile de gestiune, chirii, prime de asigurare, comisioane și onorarii, reclame, deplasări, servicii bancare etc.;

4. cheltuielile cu personalul: salarii, asigurări, protecție socială, cu menționare diferită a celor de pensii;

5. dobânzi și cheltuieli asimilate;

6. diverse cheltuieli din exploatare: pierderi din creanțe, despăgubiri, penalități, amenzi etc.;

7. impozit pe profit;

8. alte impozite;

9. rezultatul exercițiului financiar

Când se poate face un P&L

Declarația de profit și pierdere este una dintre cele mai complexe și dificile declarații financiare care trebuie completate și, în majoritatea cazurilor este întocmită de specialistul contabil.

Situația financiară se realizează în anumite momente, de regulă la începutul sau la finalul exercițiului financiar, dar poate fi efectuată și interimar, în trimestrele I, II sau III.

În ce situații este nevoie de un P&L

Poți avea nevoie de această situație financiară în oricare dintre aceste cazuri:

• dacă dorești să vinzi afacerea, va trebui să-i dovedești viitorului cumpărător că aceasta este profitabilă;

• în situația în care aplici pentru un credit, banca va cere un raport financiar de profit și pierdere;

• dacă vrei să atragi un investitor poți folosi acest document pentru a-l convinge că afacerea este în creștere.

Ce măsuri poți lua în funcție de datele din raport

Un raport de profit și pierdere ajută în luarea unor măsuri pe termen scurt, mediu sau lung, în funcție de ceea ce relevă. Iată trei dintre efectele pe care le poate aduce pentru companie:

• se pot lua decizii corecte și înțelepte

Documentul analizează modul cum funcționează afacerea în perioada dorită. Pe baza ei, se vor lua decizii mai bune și mai inspirate, mai ales din punct de vedere financiar, pentru că antreprenorii vor știi exact în ce „ape se scaldă” business-ul lor în ceea ce privește veniturile și cheltuielile. Prin urmare, dacă firma este pe plus, vor putea fi investite anumite sume în dezvoltare sau în alte obiective, fără ca aceste decizii să prezinte vreun risc pe viitor. Astfel, vei putea decide să organizezi campanii de reduceri, să investești mai mult în marketing sau să pui mai bine la punct departamentul de HR, dar poți lua decizii și pentru a ajuta și mai mult la dezvoltarea gamei de produs care se vinde cel mai bine.

• poți demonstra succesul companiei

Cifrele vorbesc cel mai bine despre parcursul unei afaceri. Cifrele nu sunt subiective și nu lasă loc la interpretări, ele reflectă cu exactitate situația, astfel că îi ajută pe posesorii afacerilor să știe unde se situează acestea. În situația în care o companie are nevoie de investitori, aceștia pot fi atrași în acest mod. De asemenea, un P&L este util și pentru a lista o firmă la bursă;

• o mai bună administrare

Într-un raport P&L, după cum s-a menționat deja, se văd exact veniturile, cheltuielile, dar și care este suma de datorat pentru veniturile și profitul unei companii. În P&L se poate vedea așadar care este suma de plată către administrația financiară, pentru a scăpa de penalizări.

În concluzie, un P&L este un raport financiar care sintetizează veniturile și cheltuielile dintr-o companie, într-o anumită perioadă, de obicei un trimestru sau un an fiscal. Rezultatul său este foarte relevant, pentru că reflectă „starea de sănătate” a firmei, indicând când și unde este nevoie de anumite măsuri pentru a remedia sau a schimba situația ce a fost identificată.