Casa de marcat este un dispozitiv electronic destinat calculării și înregistrării vânzărilor și încasărilor dintr-o unitate care se ocupă cu livrarea de bunuri cu amănuntul sau care prestează servicii către populație. În conformitate cu OUG nr. 28/1999, toți agenții economici care livrează bunuri/prestează servicii către populație sunt obligați să folosească casa de marcat.
Indiferent de modalitatea de încasare a banilor, numerar sau prin plata cu cardul, operatorii economici au obligația de a înregistra plata prin utilizarea casei de marcat și de a elibera bon clienților. Bonul fiscal cuprinde informații cu privire la denumirea agentului economic, data și ora efectuării încasării, denumirea produsului/serviciului și prețul aferent, cantitatea, taxa pe valoare adăugată.
Cum se alege casa de marcat potrivită?
Achiziționarea unei case de marcat se face numai de la distribuitori autorizați. În 2018, dotarea cu case de marcat cu jurnal electronic a devenit obligatorie pentru operatorii economici care se încadrează în categoriile a căror activitate impune utilizarea unei case de marcat pentru înregistrarea încasărilor. Cu un card de memorie integrat, casele de marcat cu jurnal electronic au înlocuit casele de marcat cu rolă clasică, tipărită. Pe acest card de memorie sunt înregistrate toate tranzacțiile efectuate în unitatea respectivă, iar datele sunt trimise către ANAF.
Pentru ca operatorii economici să își desfășoare activitatea în conformitate cu legea, au nevoie de o casă de marcat potrivită. Pe lângă înregistrarea plăților și emiterea de bonuri, aceste dispozitive ușurează munca angajaților și îmbunătățesc relația cu clientul. Gestionarea încasărilor este mai rapidă și mai eficientă prin tehnologia pe care o folosește o casă de marcat.
În momentul alegerii unei case de marcat, trebuie să se țină cont de câteva criterii importante. Printre aspectele care trebuie luate în considerare se numără mărimea afacerii. În funcție de nevoile afacerii, se poate alege o casă de marcat cu o capacitate mai mică sau mai mare de înregistrare a articolelor. Alte criterii de luat în calcul sunt performanțele casei de marcat, conectivitatea la calculator, portabilitatea, prețul și avantajele pe care le oferă contractul cu furnizorul. Acesta are obligația de a asigura service-ul casei de marcat.
Există excepții de la utilizarea casei de marcat?
Conform ordonanței prin care s-a introdus obligativitatea de a utiliza casa de marcat, există și o serie de excepții în ceea ce privește utilizarea acestui dispozitiv de înregistrare a încasărilor. Nu este nevoie de folosirea casei de marcat pentru vânzarea de ziare și reviste, transportul public în interiorul unei localități care se efectuează în baza unui abonament sau bilet tipărit, bilete de acces la diferite activități de divertisment (spectacole, biblioteci, expoziții, muzee), vânzarea obiectelor de cult în interiorul bisericii, servicii prestate la domiciliul clientului pentru instalarea și repararea bunurilor, construcții și amenajări interioare, precum și alte activități care nu se desfășoară sub titlul unei societăți comerciale.
Cum se fiscalizează o casă de marcat?
După alegerea casei de marcat potrivite, urmează fiscalizarea acesteia pentru a putea fi pusă în funcțiune. Procedura de fiscalizare presupune depunerea unui dosar la Direcția Generala Regională a Finanțelor Publice. Dosarul conține mai multe documente de la firma care urmează să folosească dispozitivul, precum și documente asigurate de firma de la care a fost achiziționată casa de marcat. În termen de 1-5 zile de la depunerea dosarului complet, se va elibera un Certificat de Atribuire a Numărului de Ordine. După obținerea seriei fiscale, cumpărătorul are la dispoziție 24 de ore pentru a se prezenta la Administrația Financiară cu un set de documente, pentru vizarea actelor. Neprezentarea în acest interval atrage amenzi de până la 4.000 lei.
Cum se defiscalizează o casă de marcat?
Pentru a scoate din funcțiune o casă de marcat, pentru înlocuirea acesteia sau în urma închiderii unei afaceri care presupunea utilizarea sa, defiscalizarea este obligatorie. După ce o societate și-a încetat activitatea, are la dispoziție 30 de zile pentru a efectua procedura de defiscalizare a casei de marcat.
Această procedură presupune predarea memoriei fiscale la ANAF și anularea numărului de ordine care a fost alocat de Direcția Generală a Finanțelor Publice. Extragerea memoriei fiscale se face doar de către un tehnician autorizat al firmei de service. În cazul deschiderii unei noi activități economice, este nevoie ca procesul de fiscalizare să fie reluat.
