Contractul de prestări servicii este unul dintre cele mai întâlnite tipuri de contracte în mediul de afaceri și de aceea este nevoie ca persoanele care activează în acest sector să-i cunoască particularitățile, indiferent că se află în situația de a beneficia de servicii sau de a le oferi. Antreprenorii și liber-profesioniștii au foarte des de a face cu un astfel de contract în activitățile lor de zi cu zi.

Ce este un contract de prestări servicii

Contractul de prestări servicii este un tip de contract care se realizează între două părți: beneficiar și prestator, prestatorul fiind partea care se obligă să presteze anumite servicii pentru beneficiar, primind o remunerație.

Contractul trebuie redactat potrivit dispozițiilor juridice în vigoare. El se realizează cu acordul ambelor părți și devine valid din momentul în care este semnat de acestea.

Ce informații trebuie să cuprindă un contract de prestări servicii

Contractul de prestări servicii cuprinde câteva informații esențiale, structurate astfel:

Părțile care sunt implicate

Partea de început a fiecărui contract de prestări servicii va face prezentarea beneficiarului (partea care beneficiază de anumite servicii) și a prestatorului (partea care asigură aceste servicii): numele firmei sau al persoanei fizice, date de identificare și de înregistrare, adresă, număr de telefon etc.

Informații despre serviciile care vor fi prestate

În contract trebuie menționat clar tipul de serviciu oferit (sonorizare, creare campanie publicitară, design de materiale, conținut pentru un website, dezvoltarea unei aplicații, organizarea unor ateliere interactive etc.). Aceste informații trebuie însoțite de detaliile aferente, spre exemplu numărul de materiale, de canale sau de concepte, acestea putând fi menționate detaliat într-o anexă la contract.

Condițiile în care sunt prestate serviciile

Este indicat să fie trecute în contractul de prestări servicii cum se va desfășura efectiv relația de lucru. Fie că este vorba de un proiect punctual, de servicii recurente sau de un proiect pe termen lung, prestatorul poate avea nevoie de anumite materiale de la beneficiar. Spre exemplu, prestatorul care organizează într-un centru comercial ateliere de lucru pentru copii, poate avea nevoie de mese si scaune pentru cei mici, care să-i fie puse la dispoziție de către conducerea centrului. Acest lucru va fi menționat în contract, specificându-se cu exactitate numărul meselor și al scaunelor.

De asemenea, în contract se va specifica și cum se va desfășura lucrul respectiv. Să presupunem că prestatorul asigură sonorizarea la un eveniment (o inaugurare, un târg, o competiție sportivă) – el va trebui să specifice clar ora la care va fi prezent și ora la care va încheia activitatea. În plus, un web designer va menționa în cât timp va fi gata proiectul și cum va transmite progresul acestuia.

Informații despre preț

Fiecare contract de prestări servicii are un preț. La acest punct se vor lămuri toate aspectele care țin de partea financiară: prețul total și data până la care banii vor fi achitați. Este nevoie să se specifice în ce monedă se va face plata, în ce cont, dar și în câte rate (acolo unde este cazul). Tot la această parte, vor fi stabilite și consecințele dacă banii nu sunt virați la timp sau deloc. Dacă este nevoie de o detaliere prețului, aceasta se poate face în anexă.

Obligațiile părților

Obligațiile și regulile vor fi punctate pentru fiecare parte din contract:

1. Pentru prestator:

Așadar, prestatorul poate fi: societate, persoană juridică, asociație, persoană fizică, persoană fizică autorizată. El se obligă să presteze un serviciu, care este menționat prin contract, în schimbul unui preț, într-o perioadă specificată.

Iată câteva dintre obligațiile unui prestator:

• să presteze serviciile respective pe baza materialelor proprii sau puse la dispoziție de beneficiar și în condițiile de calitate prezentate;

• dacă prestatorul apelează la alte persoane pentru îndeplinirea serviciilor, acestea vor trebui să se încadreze în aceleași standarde de performanță și să respecte aceleași reguli;

• prestatorul trebuie să finalizeze serviciul la termenul limită care i-a fost impus.

2. Pentru beneficiar:

Beneficiarul, de asemenea, poate fi persoană fizică, persoană fizică autorizată sau persoană juridică. Și el va avea de îndeplinit anumite obligații, printre care se numără:

• să-i asigure prestatorului toate condițiile pentru desfășurarea activității;

• să facă plata serviciilor realizate de prestator la data menționată sau respectând perioada de timp menționată.

Răspunderile prestatorului și ale beneficiarului

Și acest punct este nelipsit dintr-un contract de prestări servicii, pentru că fiecare parte trebuie să știe exact ce consecințe va suporta în cazul în care nu îndeplinește obligațiile asumate prin contract. Se poate întâmpla ca serviciile prestate să nu se ridice la înălțimea așteptărilor și din acest motiv să apară diverse probleme, astfel că se vor adăuga câteva menționări cu privire la răspunderile părților.

Prestatorul trebuie să stabilească exact o perioadă de timp în care trebuie să fie anunțat de beneficiar în privința unor eventuale vicii ale serviciilor. În acest caz, se va stabili de către ambele părți dacă este necesar ca prestarea serviciilor să fie repetată sau dacă vor fi plătite despăgubiri.

Beneficiarul va specifica în contract că prestatorul este răspunzător direct în caz de prejudiciu aferent serviciilor. Dacă garanția serviciului ce este menționată în contract nu se respectă de către prestator, este cazul să se impună un anumit tip de despăgubire. Este necesar să se menționeze în conținutul contractului ce tip de penalități se aplică, dacă prestatorul nu realizează serviciile în timpul care a fost alocat.

Informații despre confidențialitatea colaborării

Fiecare proiect desfășurat de un prestator pentru un client trebuie să se desfășoare în condiții de confidențialitate, atât în ceea ce privește proiectul în sine, cât și detaliile financiare sau de altă natură. În unele cazuri, când este vorba despre materiale exclusive, este vital să existe confidențialitate.

Durata contractului și încheierea acestuia

La momentul încheierii unui contract, în special atunci când este vorba despre unul punctual, este indicat ca perioada să fie una bine delimitată. În caz de nevoie, se poate prelungi de comun acord, prin intermediu unui act adițional. În cazul proiectelor de lungă durată, o variantă bună ar fi prelungirea automată, pe un an, dacă părțile nu transmit notificare de încetare, cum ar fi un e-mail de anunțare că respectivul contract încetează la o anumită dată sau în 30 de zile de la o anumită dată.

Protecția datelor cu caracter personal

Toate contractele de prestări servicii trebuie să aibă inclus și un punct referitor la protecția datelor cu caracter personal (GDPR). Acesta poate face obiectul unei anexe.

La ce ajută un astfel de contract

Contractul de prestări servicii este util din mai multe puncte de vedere. Spre exemplu, el este un reper în cazul în care părțile uită care a fost înțelegerea atunci când au demarat un proiect. Dacă beneficiarul sau prestatorul nu își respectă angajamentul, tot prin contract, care este dovadă scrisă și un act semnat de ambele părți, el poate fi tras la răspundere în mod legal. Se mai întâmplă uneori ca beneficiarul să nu plătească la timp sau să nu mai plătească deloc, iar în cazul în care nu există un contract este foarte greu ca situația să se remedieze, de cele mai multe ori prestatorul alegându-se cu pagubă și recurgând la obiceiul de a-și face singur dreptate.

În cazul în care există un contract, clientul va fi mai atent cu plata facturii. De multe ori însă, chiar și cu un contract semnat poate fi dificil pentru un prestator să intre în posesia banilor ce i se cuvin. În acest caz, va trebui ca el să trimită o notificare scrisă clientului în care să-i reamintească faptul că se află în întârziere cu efectuarea plății, prilej cu care i se vor expune și riscurile care survin. Dacă și acest demers rămâne fără rezultat, rămâne varianta de a da beneficiarul în judecată.

Contractul este de fapt o asumare scrisă și clară a relației dintre cele două părți. Fiecare parte va ști exact ce are de făcut, care sunt obligațiile și drepturile sale, precum și care sunt repercusiunile.

Cum se redactează un contract de prestări servicii

Înainte de a redacta un contract de prestări servicii este important de știut că acesta trebuie să fie cât mai clar, concis și complet posibil.

Se începe cu redactarea titlului: „Contract de prestare de servicii”, urmat de număr și dată. În cuprinsul său, vor fi menționate mai multe puncte:

1. Părțile contractante – la acest punct vor fi menționate, în ordine:

• Beneficiarul (denumire, adresă, telefon, cod fiscal, cont bancar, adresă, reprezentat prin – la acesta se adaugă denumirea conducătorului sau a reprezentantului și funcția pe care acesta o are, numindu-se „în calitate de beneficiar”;

• Prestatorul (adresa, telefon, număr de înmatriculare, cod fiscal, cont bancar, reprezentat prin, funcția), specificându-se „în calitate de prestator”.

2. Obiectul contractului – se trece în ce constă exact această colaborare;

3. Durata contractului – se trece perioada în care vor fi efectuate activitățile – luni, ani;

4. Prețul contractului – se trece prețul pentru activitățile prestate. În funcție de condițiile agreate, se va specifica dacă prețul nu include sau include costuri adiționale, precum: deplasarea, taxa de traducere sau alte activități de care prestatorul are nevoie pentru a-și desfășura activitatea. Tot la acest punct se va specifica și când va fi emisă factura, dar și care este termenul în care prețul trebuie plătit (spre exemplu, 10 zile lucrătoare de la transmiterea facturii de către Prestator). Vor fi menționate și penalitățile de întârziere care vor fi percepute pentru fiecare zi de întârziere.

5. Drepturi și obligații – la această secțiune vor fi menționate cât mai clar, eventual marcate la liniuță, toate drepturile și obligațiile prestatorului și apoi cele ale beneficiarului.

6. Notificări – se menționează că toate notificările sau cererile dintre părți se realizează în scris și sunt transmise prin poșta electronică sau prin curier, menționându-se, în acest sens, datele de contact ale prestatorului și ale beneficiarului. Se va specifica și programul de lucru în care acestea pot fi transmise.

7. Confidențialitate – Părțile nu pot încălca, discuta, contesta sau disputa acest drept și vor lua toate măsurile pentru ca informațiile să nu intre în posesia unor terți. Va fi menționat inclusiv faptul că și clauzele contractului sunt confidențiale și nu trebuie făcute publice de către nicio parte, parțial sau total, fără ca partea cealaltă să nu-și manifeste în prealabil acordul scris.

8. Protecția datelor cu caracter personal – GDPR- fiecare contract de prestări servicii trebuie să prezinte un punct sau o anexă referitoare la protecția datelor cu caracter personal. Se va menționa că părțile sunt de acord și garantează că legislația și normele juridice cu privire la datele cu caracter personal și la protecția vieții private sunt respectate; că se păstrează confidențialitatea datelor cu caracter personal; că se prelucrează datele cu caracter personal numai dacă acestea sunt necesare și dacă sunt permise sau impuse de lege; că se iau toate măsurile fizice, tehnice și organizatorice de securitate pentru ca datele respective să fie protejate împotriva pierderii sau prelucrării ilicite sau neautorizate.

9. Drepturile de autor – se va specifica faptul că drepturile de autor asupra proiectului în cauză se transferă de la prestator către beneficiar, după caz, când să plătește integral prețul.

10. Forța majoră – acest punct este și el obligatoriu în aceste contracte. Forța majoră trebuie, de regulă, constatată de o autoritate competentă. Se va specifica și că partea care invocă forța majoră este obligată să o notifice pe cealaltă într-un anumit termen de la producerea situației cu privire la acest eveniment și să ia toate măsurile pentru a limita consecințele.

11. Încetarea contractului – se precizează în ce condiții poate înceta acest contract sau se poate modifica: prin act adițional semnat de ambele părți, prin reziliere, prin denunțare unilaterală sau în orice alt caz care este prevăzut de lege.

12. Finalul contractului menționează că acesta se încheie în exemplare originale, câte unul pentru fiecare parte și se vor trece reprezentanții din partea prestatorului (partea stângă, jos) și ai beneficiarului (partea dreaptă, jos). Fiecare parte va semna contractul în dreptul său.

Contractul de prestări servicii are, în general, aceleași linii de urmat în redactare, dar conținutul diferă de la o activitate la alta, de la o instituție la alta. Acest document începe de la data semnării și încetează la o dată stabilită de comun acord de către părți sau în alte condiții. Contractul este o asigurare pentru beneficiar că un serviciu va fi prestat rezonabil, iar pentru prestator că își va primi banii la timp pentru activitățile desfășurate.