Registrul unic de control este unul dintre acele documente obligatorii pe care trebuie să-l aibă toate firmele din România care au fost înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului. Din momentul în care o entitate este înregistrată la această instituție, are la dispoziție 30 de zile pentru a-și cumpăra acest registru pentru fiecare dintre sediile principale sau secundare ale sale.

Ce este registrul unic de control

Registrul Unic de Control (RUC) este un document cu regim special care se tipărește de către Compania Națională „Imprimeria Națională” S.A, ce se află sub autoritatea Ministerului Finanțelor Publice. La fiecare control, autoritățile verifică acest registru, se semnează și notează în el diferite mențiuni la momentul încheierii unei verificări.

Acest registru este o condică pe care trebuie să o aibă toate persoanele juridice, pentru a păstra dovada tuturor controalelor care au fost desfășurate de către autoritățile din domeniile: financiar-fiscal, urbanism, sanitar, fitosanitar, protecția consumatorului, protecția împotriva incendiilor, calitatea în construcții, protecția muncii, inspecția muncii, dar și altele care sunt prevăzute de lege. În România sunt peste 60 de controale de acest fel.

RUC trebuie păstrat atât la sediul social, cât și la fiecare sediu secundar pentru care s-a primit autorizație sau acord de funcționare. El nu poate fi prezentat în formă electronică, ci doar fizică. Documentul este reglementat prin Legea nr. 252 din 10 iunie 2003 privind registrul unic de control, ce a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 429.18 iunie 2003.

Chiar dacă acest document poate părea mai mult o obligație pentru un contribuabil, el reprezintă de fapt și un drept al acestuia. De ce? Pentru că prin intermediul său, contribuabilul demonstrează că autoritățile au efectuat controale la firma respectivă.

Cum se eliberează registrul de control și cât costă

Registrul Unic de Control poate fi achiziționat de la direcțiile generale ale finanțelor publice ANAF, mai precis de la cele de care aparține zona unde funcționează sediul social.

Pentru a obține acest registru pentru sediul social, persoana în cauză trebuie să depună următoarele acte:

• cerere în vederea eliberării;

• copie după certificatul unic de înregistrare;

• copie după actul de identitate (B.I/C.I) și delegația.

Pentru RUC în cazul unui sediu secundar, complementar acestor acte, va mai fi nevoie și de:

• copie a declarației privind sediile secundare;

• copie după certificatul constatator pentru punctul de lucru;

• copie după contractul de proprietate sau de închiriere a spațiului.

Pentru a intra în posesia registrului, se va achita suma de aproximativ 30 de lei.

Ce conține registrul unic de control

Toate controalele care sunt desfășurate la un contribuabil de către autoritățile din domeniile menționate mai sus se consemnează în acest registru unic de control, unde se regăsesc și semnăturile organelor de control sau ale reprezentantului legal al contribuabilului respectiv.

În momentul când efectuează o vizită de control, organele abilitate au obligația, conform legii 252 din 10 iunie 2003 să consemneze, înainte de a desfășura verificarea propriu-zisă următoarele date:

• nume și prenume – al persoanei/persoanelor care efectuează controlul;

• număr legitimație de control;

• unitatea de care aparțin;

• numărul și data delegației sau al ordinului de deplasare;

• temeiul legal în baza căruia se realizează controlul;

• obiectivele controlului;

• perioada controlului;

• perioada controlată

Înainte de a începe verificările, organele de control sunt obligate să consulte actele încheiate în timpul controalelor anterioare din domeniul lor, pentru a se pune la curent cu constatările care au fost făcute, care au fost măsurile cate au fost stabilite și care este stadiul îndeplinirii acestora.

La finalul controlului, în registrul unic se vor înscrie numărul și data actului de control întocmit. Registrul se numerotează, se sigilează și va fi păstrat de reprezentantul legal al unității verificate sau de un înlocuitor.

Care sunt instituțiile cu drept de control asupra persoanelor juridice

În România, sunt zeci de instituții abilitate pentru a controla persoanele juridice și tuturor acestora este nevoie să li se prezinte registrul unic de control. Iată câteva dintre aceste instituții: Direcțiile Finanțelor Publice, ANAF, Inspecția Muncii, Direcția Generală Antifraudă, ANPC, primăriile locale, Primăria Capitalei, Poliția Locală, ISCIR, Institutul Național de Statistică, Inspectoratul pentru Situații de Urgență, Direcția Națională Anticorupție, Oficiul Român pentru Drepturi de Autor, Autoritatea Națională Sanitar Veterinară, Agenția de Sănătate Publică, Inspectoratul de Stat în Construcții, Agenția Națională a Medicamentului, Autoritatea de Supraveghere Financiară, DIICOT, Autoritatea Națională Fitosanitară, Autoritatea Națională de Reglementare a Serviciilor Comunitare etc.

Scopul registrului unic de control

Registrul unic de control are scopul principal de a evidenția toate controalele care au fost desfășurate la un contribuabil de către autoritățile specializate.

Dacă registrul nu este prezentat în timpul unui control, se face verificarea, iar cauzele neprezentării documentului vor fi consemnate în actul de control.

Ce este de făcut în cazul pierderii registrului unic de control

Chiar dacă legea nu prevede nimic în cazul în care registrul unic de control este pierdut, va fi nevoie să fie declarat pierdut cât mai repede, prin publicarea unui anunț în Monitorul Oficial sau într-o publicație națională. Totodată, va trebui achiziționat la fel de repede unul nou, pentru a nu se primi amendă, în cazul unui control, pe motiv că firma respectivă nu este deținut acest document.

De asemenea, nu există precizări în privința reconstituirii datelor înscrise în registrul pierdut, dar ele pot fi adunate din procesele verbale care au fost emise de inspectorii care au efectuat controale de-a lungul timpului.

Obligațiile firmelor în privința registrului de control

• într-o perioadă de până la 30 de zile de la momentul înregistrării la Registrul Comerțului, firmele sunt obligate să-și achiziționeze registrul unic de control, atât pentru sediul principal, cât și pentru cel/cele secundar/e;

• registrul unic trebuie prezentat autorităților care vin în control;

• registrul trebuie păstrat de reprezentantul legal sau de înlocuitorul său;

• în cazul pierderii registrului de control, contribuabilul trebuie să-l declare pierdut și să-și achiziționeze altul nou.

Care sunt sancțiunile și contravențiile în cazul registrului unic de control

Articolul 7 din Legea nr. 252/2003 spune: „Constituie contravenţii următoarele fapte: a) neachiziționarea registrului unic de control de la direcţiile generale ale finanţelor publice din raza teritorială unde îşi are sediul social contribuabilul, în termenul prevăzut la art. 6 alin. (2) şi (3); b) neprezentarea registrului unic de control la solicitarea organelor de control specializate, potrivit prevederilor art. 3 alin. (1)”.

Astfel că, pentru fiecare dintre cele două contravenții, există câte o sancțiune ce va fi aplicată:

• pentru lipsa RUC se poate aplica o amendă de la 500 la 1.000 de lei;

• pentru neprezentarea RUC se poate aplica o amendă cuprinsă între 1.000 și 2.000 de lei.

Contravențiile pot fi constatate de către autoritățile de control specializate și tot acestea pot aplica și amenzile.

Pe de altă parte, dacă inspectorii care efectuează verificarea nu înscriu în registru elementele obligatorii menționate în acest articol se consideră că înfăptuiesc o abatere disciplinară, astfel că vor fi sancționați potrivit Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici.

Important de reținut!

• Registrul unic de control trebuie achiziționat în maximum 30 de zile de la înființarea unei entități – pentru sediul social, dar și pentru fiecare sediu secundar sau punct de lucru înființat și autorizat;

• Registrul se achiziționează, contra sumei de aproximativ 30 de lei, de la direcțiile generale ale finanțelor publice de pe raza teritorială în care își are sediul social contribuabilul;

• Actele necesare pentru eliberarea acestui document sunt: certificatul de înregistrare, pentru comercianți, iar pentru celelalte categorii de contribuabili este nevoie de certificatul de înregistrare fiscală. Pe lângă acestea, cei care solicită eliberarea actului vor mai prezenta copii după cartea de identitate sau buletin (pentru RUC sediu social), iar pentru sediul secundar mai este nevoie de copie a declarației privind sediile secundare, după contractul de proprietate a spațiului sau de închiriere și după certificatul constatator pentru punctul de lucru;

• Contribuabilii sunt obligați să dețină și să prezinte autorităților care vin în control registrul unic, în caz contrar riscând amenzi cuprinse între 500-1.000 lei (pentru lipsa RUC) sau între 1.000 și 2.000 de lei (pentru neprezentare RUC).

Model de cerere pentru eliberarea registrului unic de control

S.C……………………….……SRL

C.U.I.:..…………………………….

REG. Com.:……./………./……….

Sediul Social:.……………………..

CĂTRE ADMINISTRAȚIA FINANȚELOR PUBLICE ………………….

Subsemnatul (a) ……………………………………………….., legitimat(ă) cu B.I./C.I. seria……, Nr……………., în calitate de asociat / administrator al societății ……………………………………………………., cu sediul social în …………………………………………… ……………………………………………., înregistrată la Registrul Comerțului sub Nr. ………………., Cod Unic de Înregistrare ………………………….., vă rog să eliberați Registrul unic de control pentru sediul social / punctul de lucru situat în ………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………. .

În acest sens deleg pe …………..………………, legitimat cu ………………………… în vederea depunerii documentației și eliberării Registrului Unic de Control.

Vă mulțumesc,

Data

Semnătura ……………………………

Ștampila……………………………..