Balanța contabilă este un document contabil ce se utilizează pentru a verifica înregistrarea în contabilitate a operațiunilor realizate, precum și controlul de concordanță între contabilitatea analitică și cea sintetică. Balanța contabilă este instrumentul principal pe baza căruia se întocmesc raportările contabile și situațiile financiare anuale.

Pe larg despre tot ce înseamnă și la ce ajută balanța contabilă, poți citi din acest articol. În articolul de față, vor fi prezentate aspectele esențiale pe care trebuie să le urmărească orice antreprenor la o balanță contabilă:

Capitalul propriu

Capitalul propriu este un indicator financiar foarte analizat de către persoanele din afara companiei (investitori, bănci, etc.), pentru a vedea starea exactă în care se află aceasta. În funcție de valoarea capitalurilor proprii, se poate ști dacă respectiva firmă se află pe o temelie solidă și dacă are posibilități să crească și mai mult.

Capitalurile proprii reprezintă drepturile pe care le au asociații asupra bunurilor unei societăți, după ce au fost deduse toate datoriile: capitalul social, rezervele, primele de capital, rezultatul reportat, profitul sau pierderea curentă.

Pentru a identifica într-o balanță contabilă suma capitalurilor proprii, este necesar să fie consultate conturile contabile care încep cu 1. Dacă într-o perioadă de 2 ani capitalul propriu este mai mic decât jumătatea capitalului social, se poate cere dizolvarea societății. Mai exact, dacă o companie are un capital social de 500 de lei, iar pierderea înregistrată este de 1100 lei, capitalul propriu este de minus 600 de lei, iar în această situație un furnizor poate cere dizolvarea societății. De aceea, este foarte important ca fiecare antreprenor să stea cu ochii pe capitalul propriu și să-l mențină pozitiv.

Din 2021, Guvernul României a abordat tema capitalurilor proprii sub forma unei măsuri fiscale menite să stimuleze creșterea capitalului românesc și a competitivității în perioada 2021-2025. În acest fel este încurajată menținerea capitalului în companie, prin investiții în servicii sau echipamente, dar și evitarea ridicării excesive a dividendelor în diverse scopuri personale. În funcție de evoluția capitalurilor în cei 5 ani, impozitul pe profit, impozitul pe venitul microîntreprinderilor sau impozitul specific pot varia de la 2 la 10%.

Indicatorii financiari

Aceștia sunt relevanți pentru că oferă informații prețioase despre situația unei companii, astfel încât să-i ajute pe manageri și antreprenori să ia decizii bune în ceea ce privește direcția de acțiune pe termen scurt, mediu sau lung.

Totodată, indicatorii sunt utili și în cazul terților, care vor să analizeze situația curentă, pentru a vedea dacă există probleme în firmă. Unul dintre aceștia ar fi băncile, care atunci când acordă sau prelungesc credite, își condiționează decizia de situația în care se află compania.

Printre cei mai utilizați indicatori financiari se numără lichiditatea curentă, care reflectă capacitatea firmei de a-și plăti datoriile într-o perioadă scurtă, utilizându-se activele pe termen scurt, respectiv conturile bancare și creanțele din bilanț. Dacă firma are suficiente surse de finanțare, valoarea indicatorului va fi 1.2. Dacă valoarea este una negativă, poate fi un semn că se îndreaptă spre insolvență.

Soldurile de clienți și furnizori

În fiecare lună sau la finalul unui trimestru, este recomandat ca antreprenorul să-și stabilească o întâlnire cu contabilul, pentru a verifica lista clienților care nu au fost încasați și pe cea a furnizorilor către care nu au fost făcute plăți. Se poate întâmpla ca anumite facturi să fie anulate, de exemplu, dar informația să nu ajungă la contabil. Consecințele în acest caz sunt unele nedorite, care pot atrage plata unor sume de bani mai mari către stat sau incapacitate de plată.

Verificarea soldurilor te ajută să vezi dacă au fost înregistrate în contabilitate toate facturile de la furnizori sau de la clienți. Tot în acest scop, anual, când se face dosarul de inventariere a societății trebuie să se obțină confirmări de sold de la clienți, aceasta fiind o justificare în fața instanței dacă un anumit client nu-și plătește facturile restante.

Manualul de proceduri contabile

În acest manual sunt trecute principiile, regulile și practicile pe care o societate le aplică pentru a-și desfășura activitatea. Acesta trebuie întocmit de către o persoană specializată, ce poate fi contabil sau consultant. El trebuie să fie prezentat la cererea autorităților, iar dacă lipsește, agentul economic poate fi sancționat cu o amendă de până la 4.000 de lei.

Un astfel de instrument este util pentru că el stabilește condițiile în care au loc anumite tranzacții. Procedurile de bună practică au rolul de a verifica și de a ține sub control firma, din punct de vedere financiar.

Analiza tuturor veniturilor și cheltuielilor

O dată pe lună sau cel puțin o dată pe trimestru este indicat să faci o analiză în detaliu în ceea ce privește veniturile și cheltuielile. Vor fi vizați și toți indicatorii se ce pot calcula pe baza acestora.

În contul de profit și pierdere se reflectă diferența dintre venituri și cheltuieli. Un indicator foarte relevant este marja de profit, care se calculează astfel:

(Cifra de afaceri – costul produselor sau serviciilor vândute) / cifra de afaceri

Cum se verifică balanța contabilă

După cum s-a specificat deja, urmărind mai mulți indicatori din balanța contabilă, poți depista anumite erori care pot indica probleme în contabilitate.

Iată câteva aspecte la care să fii atent, indiferent dacă ești antreprenor sau contabil, pentru a te asigura că totul este în regulă:

• balanța trebuie să fie completă, adică să înceapă cu conturile din clasa 1 și să se încheie cu cele din clasa 7;

• sumele din fiecare coloană trebuie să indice debit egal cu credit. Totalurile diferite indică o „balanță șchioapă”;

• în fiecare balanță se înregistrează toate clasele de conturi;

• conturile de cheltuieli din clasa 6 și conturile de venituri din clasa 7 nu trebuie să aibă solduri finale;

• când firma înregistrează profit, acesta va figura la contul 121 – rezerve legale.

• soldul contului 5121 trebuie să coincidă cu cel de pe extrasul de cont;

• soldul final din contul 121 trebuie să fie echivalent cu diferența dintre totalul sumelor din clasa 7 și al celor din clasa 6;

• să nu fie sold la contul 581 – Viramente interne – în acest cont se reflectă circuitul banilor între bancă și casă. Un eventual sold la 581 indică faptul că nu au fost trecuți în registru banii depui sau scoși de la bancă sau o operațiune care a fost realizată în ultima zi din lună și care va apărea în extrasul din următoarea lună;

• cifrele din balanța sintetică trebuie să fie aceleași cu cele din balanța analitică;

• soldurile conturilor de valută se actualizează la finalul lunii, potrivit cursului valutar BNR aferent ultimei zile ale lunii;

• conturile 1681 și 5198 se trec la sfârșitul lunii în corespondent cu 666, pentru că altfel vor fi în balanță cu minus;

• soldul contului 421 trebuie de asemenea verificat pentru că trebuie să rămână doar salariul pentru luna următoare, nu și cel din una respectivă. Nu trebuie să rămână două salarii în sold, dacă firma își plătește angajații. Pentru a face această verificare, soldul contului 421 trebuie să coincidă cu diferența dintre contul 641 cheltuieli cu salariile și contribuțiile salariale reținute de la angajat.

Cu ajutorul balanței contabile sau balanței de verificare pot fi descoperite numeroase erori: de închidere a conturilor, de înregistrare în cartea mare, de întocmire a balanței sau cu stabilirea sumelor din formulele contabile compuse.

Balanța de verificare este un document contabil foarte important și trebuie să cuprindă: simbolul și denumirea contului, în ordine, totalul sumelor înregistrate în debit, totalul sumelor înregistrate în credit, precum și soldul contului.

Funcțiile unei balanțe sunt: de a verifica exactitatea înregistrărilor efectuate în conturi, de a grupa și centraliza datele înregistrate în conturi, de verificare a concordanței dintre conturile analitice și cele sintetice. Balanța contabilă este un instrument de sinteză și analiză a activităților economice dintr-o companie.