Consiliul Uniunii Europene a autorizat România să introducă facturarea electronică obligatorie pentru toate tipurile de tranzacţii B2B efectuate între firmele stabilite în România.

Ce presupune derogarea pentru mediul de afaceri?

Până acum, facturarea electronică în România se putea face doar cu acceptarea din partea destinatarului. Cu derogarea obținută, autoritățile fiscale pot solicita ca facturile să fie emise exclusiv în format electronic, eFactura, fără a fi necesar acordul destinatarului.

Cu toate acestea, implementarea facturării electronice va aduce provocări reale pentru companii. Termenul scurt de tranziție până la 1 ianuarie 2024 ridică întrebări cu privire la cât de pregătite sunt companiile să gestioneze aspectele asociate îndeplinirii tuturor cerințelor de generare a facturii electronice din perspectivă fiscală, operațională și comercială. De asemenea, este necesară implementarea unor soluții tehnice adecvate.

Direcții în implementarea facturării electronice

Există două direcții în privința implementării facturării electronice obligatorii în România. Prima direcție ar fi ca facturarea electronică să fie tratată doar ca o raportare a datelor din facturi în timp real, menținându-se obligația transmiterii facturilor și în formatul clasic, agreat de partenerii comerciali. Această soluție ar fi o simplificare temporară acordată companiilor, întrucât derogarea primită de România vizează în mod cert situația în care e-factura devine exemplarul original al facturii, aplicabilă chiar și în lipsa unei acceptări din partea destinatarului.

A doua direcție presupune ca facturarea electronică să fie singura modalitate de transmitere a facturilor către clienți, conform autorizării obținute din partea UE. Aceasta ar pune o presiune suplimentară asupra companiilor, deoarece vor trebui să prioritizeze cerințele de ordin comercial, operațional și procesele de postare a facturilor în sistemele financiar contabile.

Pregătirea companiilor pentru facturarea electronică

Un sondaj realizat de EY în iulie 2023 arată că majoritatea companiilor participante (78%) știu despre intenția autorităților fiscale de a introduce facturarea electronică generalizată. Cu toate acestea, nivelul de pregătire a companiilor pentru aplicarea facturării electronice începând cu 1 ianuarie 2024 este încă redus. Doar 23% dintre companii se declară pregătite în proporție de 50%, în timp ce 9% sunt pregătite în proporție de 30%. Este surprinzător faptul că aproape o treime dintre companii nu au analizat impactul acestei cerințe.

Implementarea facturării electronice

Implementarea facturării electronice se dovedește a fi un proces complex pentru companii. De la stabilirea elementelor ce trebuie incluse în e-factură, care implică analiza a peste 200 de elemente, până la implementarea soluțiilor tehnice adecvate, companiile trebuie să se asigure că soluția tehnică aleasă le permite să gestioneze facturile emise și primite, să facă față unui volum mare de date și să aibă funcționalități precum primirea sau transmiterea de mesaje prin spațiul privat virtual către parteneri.

Având în vedere că România este la un pas de implementarea e-facturii generalizate, este important ca companiile să acorde prioritate acestui aspect pe agenda lor, pentru a evita contravenții, consecințe fiscale sau blocaje din punct de vedere comercial. Experiența practică arată că implementarea unui proces corect de emitere și transmitere a e-facturilor, în conformitate cu cerințele fiscale, poate dura cel puțin șase luni.

Concluzie

Facturarea electronică obligatorie începând cu 1 ianuarie 2024 are un impact semnificativ asupra mediului de afaceri din România. Companiile trebuie să se pregătească într-un timp scurt pentru a putea implementa această nouă obligație fiscală, operațională și comercială. Implementarea facturării electronice implică analiza și ajustarea proceselor interne, alegerea soluțiilor tehnice adecvate și asigurarea resurselor necesare.

Este esențial ca firmele să fie pregătite pentru această tranziție la facturarea electronică, pentru a evita eventualele consecințe negative asupra activităților lor. Facturarea electronică poate aduce beneficii precum eficiență, reducerea erorilor și a costurilor, dar este important să fie implementată pe baza unei pregătiri corespunzătoare.