Atunci când sediul social al unei firme expiră, este nevoie de o procedură de prelungire a acestuia. Pentru a nu ajunge în situația unui cazier fiscal și implicit a declarării ca inactive a societății, este necesar ca procedura să fie demarată cât mai repede.

Ce este sediul social

Sediul social este un atribut de identificare al unei societăți și reprezintă locul în care se desfășoară activitatea comercială și se primește corespondența. Stabilirea sediului social se face înaintea demarării activității, prin încheierea unui contract.

Sediul social poate fi activ pe perioadă nedeterminată, în unele condiții, sau pe perioadă determinată. Contractul poate expira dacă: a ajuns la termen, a îndeplinit o condiție rezolutorie, prin rezilierea unilaterală sau din alte cauze.

Efectele expirării unui sediu social

Dacă o societate rămâne cu sediul social expirat fără să ia măsurile care se impun, va fi supusă următoarelor consecințe legale:

• faptele vor fi înscrise în cazierul fiscal al reprezentanților săi legali;

• inactivitate fiscală;

• pierdere cod de TVA;

• pierdere cod special de TVA (R.O.I);

• incapacitate deducere cheltuieli

Toate aceste consecințe au efecte negative asupra firmei și a acționarilor. Spre exemplu, înscrierea în cazierul fiscal nu le mai permite asociaților să fie asociați sau administratori într-o societate și nici titular PFA pe o anumită perioadă.

Actele necesare pentru prelungirea sediului social

Așadar, procedurile de prelungire a sediul social trebuie demarate astfel încât firma să nu funcționeze având sediul expirat. Primul pas este strângerea actelor necesare și depunerea lor la Registrul Comerțului:

• cerere tip de depunere – pe baza unui formular care se găsește la Registrul Comerțului;

• actul constitutiv al societății (dacă este cazul), iar dacă se depune un nou contract de comodat sau de închiriere, actul constitutiv trebuie să fie actualizat;

• act adițional la contractul inițial de prelungire sediu social.

După ce documentele au fost adunate, se depun într-un dosar cu șină la Registrul Comerțului de care aparține firma. De regulă, procedura se finalizează în termen de maximum 6 zile de la depunerea dosarului.

Care sunt posibilitățile de prelungire a sediului

În momentul în care sediul social expiră, se pot lua în calcul două variante: prelungirea valabilității celui actual sau schimbarea sediului social la o adresă diferită. Dacă se optează pentru cea de-a doua soluție, se va încheia un nou contract de comodat/închiriere cu un proprietar. Actul nu necesită autentificarea la notar, ci este suficientă încheierea lui sub semnătură privată. Multe firme apelează la varianta stabilirii temporare a sediului social la un cabinet de avocatură, pe o perioadă de până la 12 luni. Aceasta va fi doar o adresă de corespondență și nu putea fi desfășurată activitate.

Sunt și firme care, contra unui onorariu, se ocupă de toate procedurile de prelungire a sediului social al unei societăți. De obicei, la acestea se vor prezenta actul constitutiv, actul adițional de prelungire sediu social și noul contract de comodat/închiriere și specialiștii se vor ocupa de toți pașii necesari. Pentru această procedură, Registrul Comerțului nu percepe taxe.