Contabilitatea este un capitol complex și destul de specializat, care pe mulți îi face să dea din umeri. Nu toți antreprenorii au noțiuni amănunțite despre contabilitate, dar asta nu îi împiedică să-și țină firma pe un făgaș bun. Secretul este să nu ști totul, ci să știi ce și cât trebuie!

Pentru a avea o viziune detaliată asupra unui business este nevoie să cunoști câteva informații de bază despre balanța contabilă, relevantă atât pentru afacerea proprie, cât și pentru cele ale partenerilor de business.

Ce reprezintă balanța contabilă

Balanța contabilă sau balanța de verificare este un document prin care contabilii verifică exactitatea înregistrării conturilor unei întreprinderi.

Potrivit Ordonanței nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, conceptul este definit drept un document utilizat pentru verificarea înregistrării corecte în cadrul contabilității a operațiunilor ce sunt desfășurate și pentru controlul concordanței dintre contabilitatea analitică și cea sintetică, fiind un instrument principal în realizarea situațiilor financiare anuale și în raportările contabile. Se poate concluziona că balanța contabilă lunară este o oglindă a muncii într-o firmă.

Balanța se întocmește la sfârșitul fiecărei luni, dar și pentru perioade mai scurte. Pentru unii manageri, care vor să fie la curent cu o imagine cât mai actualizată a firmei lor, acest instrument poate fi folosit săptămânal sau chiar în fiecare zi, în funcție de activități. În acest mod, ei vor fi mai îndreptățiți să ia decizii mai bune, bazate pe situații clare, dictând o viitoare direcție de acțiune mai eficientă pentru a îndeplini scopurile companiei.

Tipuri de balanțe contabile

Sunt două tipuri de balanțe contabile care se utilizează:

• balanța sintetică

• balanța analitică

În cazul balanței sintetice, sunt prezentate conturile fără a se oferi detalii despre componența acestora. Ea arată o sumă globală care trebuie plătită. În conturile sintetice sunt înregistrate bunurile de natură economică, operațiuni comerciale sau fără rezultat patrimonial și ce rezultă din acestea: mijloace fixe, materiale, bunuri de inventar.

Balanța sintetică prezintă într-un mod mai concis și mai simplu a situației conturilor companiei, iar datele care pot fi extrase sunt relevante pentru starea finanțărilor, a mijloacelor și operațiunilor economice.

Balanța analitică prezintă în detaliu datele despre conturi. Aici pot intra creditorii la care o firmă este datoare și care sunt sumele ce trebuie înapoiate. Într-un cont sintetic, sunt prezentate și defalcate bunurile economice, procesele, operațiunile și rezultatele lor.

Balanțele contabile mai pot fi clasificate și în funcție de numărul de egalități conținute:

• balanțe cu o singură egalitate – verifică ori egalitatea sumei creditorilor cu a debitorilor, ori egalitatea soldurilor lor;

• balanțe cu două egalități – verifică egalitatea sumelor, dar și pe cea a soldurilor debitorilor și creditorilor;

• balanțe cu trei egalități – verifică egalitatea tuturor soldurilor inițiale debitoare și creditoare, pe cea a rulajelor debitoare și creditoare, iar la final verifică și egalitatea soldurilor finale debitoare și creditoare;

• balanțe cu patru egalități – se bazează pe funcțiile tuturor celorlalte balanțe și verifică egalitățile sumelor anterioare, rulajele curente, sumele totale și ale soldurilor finale debitoare și creditoare. Este considerată cea mai completă metodă prin care se verifică din punct de vedere economico-financiar o întreprindere.

Clasele de conturi cuprinse în balanța contabilă

Orice balanță contabilă evidențiază șapte clase de conturi ce sunt grupate în funcție de trăsăturile comune:

Clasa 1 – aceasta conține capitalul social, rezultatul raportat, rezervele, profit și pierdere, credite accesate. Tot aici se poate verifica dacă întreprinderea funcționează în pierdere sau pe profit. Astfel, dacă în contul 121 sunt sume înregistrate pe debit, firma se află în pierdere, iar sumele înregistrate pe credit în acest cont spun că ea realizează profit.

Clasa 2 – se referă la imobilizări și la stadiul de amortizare în care acestea se află. Dacă o companie a cumpărat imobilizări, ele se vor afla printre sumele menționate la rulaje perioadă-debit. Poți regăsi amortizarea dintr-o perioadă de timp în conturile care încep cu 28, în secțiunea de rulaje perioadă-debit. În cazul în care sumele din coloana sold final sunt identice la credit și debit, imobilizările s-au amortizat integral.

Clasa 3 – conține conturile de materii prime, mărfuri, materiale, obiecte de inventar achiziționate sau produse de companie. Sumele care se înregistrează în coloanele de debit din această secțiune sunt achiziții, iar sumele din coloanele de credit reprezintă vânzarea materiilor prime, materialelor sau produselor. Sumele aflate în soldul final debitor relevă că la finele perioadei se află în societate mărfuri, materii sau materiale.

Clasa 4 – aici sunt centralizate conturile pentru furnizori, clienți, obligațiile către stat, salarii, TVA, avansuri facturate, împrumuturi primite de la creditori etc. Firmele plătitoare de TVA regăsesc înregistrări în conturile 4423, 4424, 4426, 4427 ȘI 4428. TVA-ul de recuperat pentru o anumită perioadă se află la sold final debitor – cont 4424, iar TVA-ul de plată se găsește în contul 4423, la sold creditor.

Mai exact, soldurile finale creditoare din clasa 4 sunt datoriile pe care le are compania, iar soldurile finale debitoare sunt o creanță – un drept care i se cuvine. Soldul negativ într-un cont de furnizori indică o plată mai mare decât ar fi fost cazul. Dacă soldul unui cont de clienți este negativ reflectă încasări mai mari decât valoarea facturilor emise.

Clasa 5 – cuprinde conturile de bancă, de casierie și conturile cu transferurile dintre ele. Banii disponibili ai firmei se află la soldurile debitoare la casa în lei și conturile din clasa a 5-a. Încasările înregistrate în respectiva perioadă sunt rulaje debitoare. Plățile se vor regăsi la rulajele creditoare, iar soldul final al rulajelor dintre casă și bancă trebuie să fie egal cu 0.

Clasa 6 – reprezintă clasa pentru conturi de cheltuieli. Desfășurarea activității implică anumite cheltuieli care se regăsesc în această categorie. Conturile nu pot avea sold final la finele unei perioade. Toate cheltuielile realizate în această perioadă se vor regăsi în rulajele debitoare.

Clasa 7 – aceasta este clasa conturilor de venituri. Poți vedea veniturile înregistrate în această perioadă în rulajele creditoare. Similar cu clasa a 6-a, nici conturile de venituri nu pot avea sold final la finele perioadei.

Cum se realizează o balanță contabilă

În prezent există numeroase aplicații și programe care îi ajută pe contabili să realizeze o astfel de situație mult mai rapid și mai ușor decât înainte ca tehnologia digitală să evolueze atât de mult. Pentru exemplificare, vom prezenta o balanță contabilă cu patru egalități, care este cea mai completă, după cum am specificat anterior și care se realizează sub forma unui tabel:

Simbol cont	Cont	Sumele precedente		Rulaj		Sumele totale		Solduri finale
		Debit	Credit	Debit	Credit	Debit	Credit	Debit	Credit

Citirea unei balanțe lunare

Balanța de verificare se întocmește, de obicei, lunar. A citi o balanță contabilă este utilă pentru a ști unde se situează afacerea ta, dar și pentru a vedea cum se poziționează firmele cu care colaborezi. Foarte important pentru a citi într-un mod corect datele din balanță este să cunoști clasele conturilor și la ce se referă înregistrarea Debit sau Credit.

La fel de util îți va fi și să cunoști simbolurile fiecărui cont în parte, pentru a citi rapid și a depista eventualele nereguli. Iată câteva dintre simbolurile de conturi:

• Contul 212 – debitul se referă la valoarea clădirilor deținute;

• Contul 371 – debitul reprezintă marfa care se află în stoc la sfârșitul lunii;

• Contul 421 – creditul indică valoarea salariilor;

• Contul 462 – creditul reprezintă datoria firmei față de creditori;

• Contul 4424 – debitul este TVA-ul pe care firma îl are de recuperat;

• Contul 4423 – creditul reprezintă TVA-ul pe care firma îl are de achitat;

• Contul 5121 – debitul este suma aflată în contul bancar.

Cum se interpretează și cum se verifică o balanță contabilă?

Pentru a verifica activitatea companiei, tot ce trebuie să faci este să fii atent la conturile din balanță, mai exact dacă acestea au rulaje curente. Dacă au rulaj, pentru a depista obiectul principal de activitate, trebuie să privești la clasa 7, respectiv ce tip de venituri. Dacă sumele cele mai mar sunt in contul 707, societatea activează în comerț. Contul 704 arată venituri din prestări servicii, iar contul 701 – activitate de producție.

În privința bunurilor de care dispune societatea, este necesar să se analizeze clasa a 2-a de conturi – contul 213, în care va fi afișat dacă firma deține mașini sau echipamente, contul 205 arată dacă a achiziționat licențe, iar 214 – mobilier.

Pentru a verifica dacă firma are salariați, se vor urmări conturile 421 și 641, mai precis dacă acestea au rulaj.

Pentru a verifica dacă întreprinderea este înregistrată în scopuri de TVA, se consultă clasa 4 de conturi, conturile TVA, dacă se află în respectiva balanță. Dacă firma este înregistrată TVA, trebuie să fie închise conturile 4426 ȘI 4427 – de TVA, adică să nu prezinte sold la final de lună. Acest aspect mai este cunoscut și sub numele de regularizare a TVA-ului. La final de lună trebuie să apară doar conturile 4423 și 4424 – TVA de plată, TVA de încasat).

Unul dintre cele mai de interes aspecte care sunt urmărite printr-o balanță contabilă este dacă o companie are profit sau este pe pierdere. Poți trage o concluzie vizualizând soldul contului 121. Dacă soldul este creditor, compania realizează profit, iar dacă soldul este debitor, compania funcționează pe pierdere.

Un alt aspect important pe care îl poți verifica într-o balanță contabilă este dacă firma are datorii la bănci. În contul 519 poate fi urmărit soldul unei linii de credit, dacă aceasta există, iar la contul 162 poți vedea dacă împrumuturile au fost accesate pe termen lung.

În concluzie, cu ajutorul balanței contabile întreprinzătorii își pot înțelege mai bine propria afacere, astfel încât să ia decizii mai bune. Tot balanța contabilă este cea care le prezintă partenerilor de afaceri situația reală a firmei, ceea ce va consolida încrederea acestora. De fiecare dată când compania va avea nevoie de un împrumut, de atragerea unui partener de business sau chiar și atunci când se vinde, va fi solicitat acest document contabil important și relevant.