Persoanele care s-au format într-o anumită activitate sau specializare și care simt că este cazul să facă pasul spre lumea afacerilor pe cont propriu aleg de foarte multe ori ca formă de organizare PFA (acronim de la Persoană Fizică Autorizată). Aceasta reprezintă cea mai simplă formă prin care o persoană fizică își poate desfășura activitatea independent, folosind în special forța sa de muncă.

Cine poate deveni PFA și ce activități economice poate desfășura

Activitățile economice desfășurate de persoanele fizice autorizate, de întreprinderile individuale sau familiale sunt reglementate prin Ordonanța de Urgență nr. 44/2008.

Conform acestui document, persoana fizică autorizată este definită astfel: „întreprinderea economică, fără personalitate juridică, organizată de o persoană fizică ce folosește, în principal, forța sa de muncă”.

Pentru a deveni PFA, o persoană trebuie să aibă minimum 18 ani, să aibă pregătire în domeniul respectiv și să nu fi săvârșit infracțiuni economice.

Activitățile economice pe care le poate desfășura o persoană fizică autorizată sunt în acele domenii, meserii, profesii sau ocupații care nu sunt interzise pentru libera inițiativă și care sunt prevăzute de codul CAEN.

Pașii pentru înființarea unui PFA

Înființarea unui PFA se face prin următorii pași:

1. Rezervarea denumirii PFA-ului

Aceasta este prima etapă pe care trebuie să o parcurgă persoana care își dorește să devină PFA. Spre deosebire de SRL, unde există o libertate mai mare în ceea ce privește denumirile comerciale, alegerea și rezervarea denumirii comerciale a PFA se face în acest mod: numele de familie, prenumele sau numele de familie și inițiala prenumelui, urmat de sintagma „Persoană Fizică Autorizată” sau PFA.

Poți vizualiza și descărca de aici cererea pentru rezervarea denumirii. Completarea sa se face cu datele de identificare, după care se va bifa opțiunea „autorizare constituire și înmatriculare”, de la punctul IV. 3.

Pentru a transmite cererea, sunt puse la dispoziție mai multe modalități:

• fizic, la ghișeul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul din localitatea de domiciliu. În acest caz va fi nevoie și de o copie după cartea de identitate;

• online – accesându-se serviciul respectiv de verificare disponibilitate și rezervarea denumirii online;

• pe portalul ONRC, prin completarea unui formular online, care necesită o semnătură electronică;

• prin e-mail, la adresa: onrc@onrc.ro.

După transmiterii cererii, se va elibera o dovadă pe loc sau în câteva zile. Aceasta este valabilă 3 luni. Dacă în tot acest timp persoana nu a avansat cu înființarea, se poate prelungi rezervarea numelui prin aceeași cerere, doar că de această dată va trebui bifat la punctul 3 „prelungire rezervare denumire firmă”.

2. Stabilirea sediului social

Fiecare PFA are nevoie de un sediu social. Spre deosebire de SRL, în cazul PFA sediul social nu poate fi găzduit la cabinetul unui avocat. Dacă îți stabilești sediul social într-un spațiu al cărui proprietar ești, va fi nevoie de copia actului de proprietate și de un contract de comodat între tine și PFA, iar dacă închiriezi spațiul, trebuie facută dovada prin contractul de închiriere sau comodat aferent.

În cazul în care sediul social al PFA-ului este într-un bloc, în care va fi desfășurată și activitatea, este nevoie de acordul asociației de proprietari. Dacă activitatea nu va fi desfășurată la sediul social, atunci nu este nevoie de acordul vecinilor.

3. Alegerea codului sau codurilor CAEN

Și acest pas este unul foarte important în înființarea unui PFA. Persoana respectivă poate opta pentru cel mult 5 coduri CAEN pentru obiectul de activitate. Dacă va alege mai multe, persoana trebuie să demonstreze că are o pregătire necesară respectivelor domenii, fiind necesare documente care să ateste studiile sau calificările. Sunt acceptate diplomele de licență, diplomele de absolvire a unor cursuri acreditate de Ministerul Educației Naționale sau de Ministerul Muncii și Solidarității Sociale, dar și adeverințele eliberate de foștii angajatori.

4. Depunerea dosarului de înființare

Dosarul de înființare PFA se depune la ghișeul de primire de la Registrul Comerțului. Acesta trebuie să conțină toate actele. În cazul în care sunt identificate erori în dosar, reprezentanții instituției vor transmite observațiile necesare către persoana în cauză și vor stabili și un termen pentru completare. Dacă nici de această dată nu vor fi depuse actele așa cum au fost solicitate, dosarul va fi respins și va fi nevoie de o nouă depunere.

Există și varianta depunerii online a dosarului, dar înainte de a aplica trebuie să te asiguri că dosarul este complet și că deții semnătură electronică.

5. Înregistrarea fiscală

După depunerea dosarului și primirea autorizației de la Registrul Comerțului, într-o perioadă de 30 de zile PFA-ul trebuie înregistrat la ANAF. În acest scop, vei avea nevoie de încă un dosar, de data aceasta care să conțină următoarele acte: Declarația de înregistrare fiscală, act de identitate (copie), actul de spațiu (copie după contractul de proprietate sau de închiriere).

Certificatul de înregistrare fiscală se eliberează în termen de 10 zile de la depunerea dosarului. O persoană fizică autorizată poate avea un singur certificat de înregistrare pentru acest statut juridic.

Actele necesare pentru înființarea unui PFA

În etapa de depunere a dosarului pentru înființarea PFA-ului, solicitantul trebuie să pregătească următoarele documente:

• cerere de înregistrare – aici poți vedea formularul;

• Anexa 1 de înregistrare fiscală – aici poți găsi formularul;

• declarație pe propria răspundere din care să rezulte că nu desfășoară activitate la sediul profesional, sediile secundare sau în afara lor (vezi aici modelul 1) sau din care să reiasă că au fost îndeplinite condițiile legale de funcționare ce au fost prevăzute de legislația din domeniul sanitar, sanitar-veterinar, al protecției muncii și al protecției mediului (vezi aici modelul 2);

• actul doveditor al verificării disponibilității și rezervării denumirii – original;

• dovada pentru dreptul de folosință al sediului profesional;

• declarație pe propria răspundere pentru îndeplinirea condițiilor legale desfășurării activităților, în original;

• act de identitate al titularului – original și copie – copia, care va avea specificat „conform cu originalul” fiind semnată și rămânând la dosar;

• specimen de semnătură al PFA

Specimenul de semnătură

Specimenul de semnătură se depune la registrul comerțului în același timp cu cererea de înregistrare, în original. Pentru a dovedi specimenul de semnătură, titularul PFA-ului semnează la registrul comerțului, în prezența conducătorului instituției sau a unui înlocuitor, care va certifica respectiva semnătură.

Dacă titularul nu se poate prezenta, semnătura poate fi înlocuită prin prezentarea unui specimen de semnătură ce a fost legalizat de un notar public. De asemenea, și un avocat va putea prezenta la registrul comerțului împuternicirea avocațială cu semnătura clientului.

Cine ține contabilitatea

Responsabilitatea contabilității în cadrul PFA îi revine persoanei fizice autorizate, care o va ține în partidă simplă conform reglementărilor privind organizarea și conducerea evidenței contabile în partidă simplă de către cei care au calitatea de contribuabili.

Regimul juridic al PFA

Potrivit OUG nr. 44/16 aprilie 2008, PFA poate avea cel mult 5 clase de activități în codul CAEN. Pentru a-și putea desfășura activitatea sau activitățile pentru care este autorizat, PFA-ul poate să stabilească relații contractuale cu persoane fizice, juridice, cu alte PFA-uri, întreprinderi individuale sau familiale.

De asemenea, PFA își poate desfășura activitatea singură sau alături de cel mult 3 persoane angajate cu contract individual de muncă. Totodată, titularul de PFA poate cumula această calitate cu cea de salariat al unei persoane care activează în același domeniu, dar și într-un alt domeniu decât cel pentru care PFA a fost autorizată.

O persoană fizică autorizată este asigurată în sistemul public de pensii precum și în alte asigurări sociale și are dreptul să fie asigurată și în sistemul asigurărilor pentru șomaj sau de sănătate.

Titularul unui PFA răspunde pentru obligațiile pe care și le-a asumat în exploatarea întreprinderii cu bunurile aflate în patrimoniul de afectațiune. Dacă ele nu sunt suficiente pentru acoperirea creanțelor, vor fi urmărite și celelalte bunuri ale debitorului, potrivit legii.

Avantajele PFA

Sunt câteva avantaje ale PFA-ului ce nu pot fi obținute prin altă formă de organizare și anume:

• procedura de înființare este gratuită și este relativ simplă;

• spre deosebire de societățile comerciale, PFA-ul poate dispune de banii din afacere în orice moment;

• cheltuielile de administrare sunt mai scăzute decât în cazul unui SRL;

• titularul poate desfășura activități economice singur sau angajând alte persoane;

• nu necesită contabil, pentru că se poate ține contabilitatea în partidă simplă, un ajutor în acest sens fiind programele de facturare sau de raportare;

• presupune un număr scăzut de declarații fiscale care trebuie depuse.

Dezavantajele PFA

• Poate înființa un PFA o persoană care deține pregătire și experiență profesională în domeniul pentru care solicită autorizarea și care va depune în acest sens documente doveditoare (diplome de studii, calificări, adeverințe de la foști angajatori);

• Se pot alege doar coduri CAEN care vizează activitatea pentru care se solicită autorizarea;

• În cazul unor datorii, răspunderea titularului este foarte mare, el punând la bătaie bunurile personale pentru achitarea acestora.

Ce taxe și impozite plătește un PFA?

Despre acest aspect am scris pe larg în acest articol, unde am comparat taxele și impozitele plătite de un PFA, față de un SRL.

În 2022, creșterea salarului minim la 2.550 lei, a făcut ca baza de calcul pentru anumite plafoane și contribuții să se schimbe. Un exemplu este modificarea bazei de calcul a contribuției de asigurări sociale pentru persoanele care înregistrează venituri din drepturi de autor sau activități independente, pentru că venitul nu poate fi mai mic de nivelul a 12 salarii minime brute pe țară.

Acestea sunt în 2022 cotele de impozitare (pe venit, sănătate sau pensii) pentru PFA-uri:

• cota de impozit – 10%;

• cota de contribuție de asigurări sociale (CAS) – 25% – este facultativă, pentru persoanele care înregistrează venituri sub valoarea a 12 salarii minime brute pe țară, iar cele care depășesc acest prag vor datora 25% *30.600 = 7.650 lei;

• cota de contribuție la CASS – 10%, dacă veniturile depășesc 12 salarii minime pe economie, adică 10% * 30.600 = 3.060 lei.

2021 – an record pentru PFA-urile noi

În primele 10 luni ale anului 2021, au fost înființate în România peste 25.000 de PFA-uri, cu 31% mai mult față de aceeași perioadă din 2020. La ora actuală, sunt peste 400.000 de PFA-uri active în țara noastră.

Cele mai numeroase PFA-uri nou-înființate activează în agricultură (15%), urmate de informații și comunicații (14%) și de cele din transport și depozitare (11%).

Recomandări la înființarea unui PFA

În primul rând, înainte de a demara procedurile, informează-te cu atenție despre tot ce înseamnă PFA. Nu te arunca să iei o decizie fără să fii bine documentat. În acest fel, vei elimina riscul de a remarca în timp că nu ți se potrivește această formă de organizare sau să te ia prin surprindere anumite aspecte.

Este foarte important ca odată decizia luată, să te pui la curent cu întregul proces de înființare, pentru a-ți putea eficientiza toate activitățile și a-ți putea planifica etapele așa cum trebuie. Verifică de mai multe ori lista cu acte necesare, pentru a nu avea surpriza ca la depunerea dosarului să întâmpini probleme. Toate copiile actelor doveditoare trebuie certificate olograf pentru conformitate cu originalul de către PFA – trecându-se numele, prenumele și mențiunea „conform cu originalul” și fiind semnate.

Dacă se schimbă sediul profesional sau obiectul principal de activitate al PFA-ului, va fi nevoie de înregistrarea la oficiul registrului comerțului. Dacă sediul va fi schimbat în alt județ, directorul registrului comerțului unde a fost înregistrată PFA aprobă prin aceeași rezoluție schimbarea sediului vechi, înregistrarea noului sediu și radierea.

În concluzie, înființarea unui PFA este un proces simplu, care se desfășoară rapid, mai ales dacă toate actele sunt în regulă, iar dosarul este acceptat din prima. Poți opta atât pentru depunerea fizică, la ghișeul de la Registrul Comerțului, dar și pentru depunerea online, caz în care este necesară o semnătură electronică. Atât depunerea dosarului, cât și înființarea PFA-ului sunt gratuite.