A face afaceri este despre a lua decizii bune. Niciun antreprenor nu poate porni spre necunoscut fără să-și cunoască în amănunt resursele, piața, clienții, concurenții. Planul de afacere are rolul de a demonstra atât posesorului afacerii, cât și partenerilor, clienților și finanțatorilor că merită să primească toată atenția și, mai ales, ajutorul.

Așadar, un plan de afaceri este probabil cel mai important lucru care trebuie făcut pentru dezvoltarea unei afaceri. Necesită o întocmire aprofundată, bine documentată, dar și cercetare în sectorul în care se dorește dezvoltarea business-ului. Acest document scris descrie natura afacerii, resursele, aptitudinile, piața-țintă, avantajele în fața competitorilor, analizându-se totodată produsele sau serviciile oferite, competiția sau resursele financiare.

În practică se poate vorbi despre mai multe tipuri de planuri de afaceri: unele sunt detaliate pe câteva activități, pot fi planuri de marketing, financiare și planuri pentru angajați, utilitatea planurilor de afaceri fiind atât internă (pentru o mai bună organizare a afacerii și ca un instrument de lucru pentru manageri), cât și externă, în scopul obținerii unei finanțări sau pentru a fi realizat un parteneriat strategic cu o altă societate.

Pentru că este atât de important, planul de afaceri trebuie să fie cât mai credibil, fiabil, realist, dar și ambițios și să fie realizat pe baza unor indicatori tehnici, economici și financiari realizați pe termen mediu și lung. Stabilirea obiectivelor strategice și a indicatorilor ajută la conturarea unor măsuri și soluții reale pentru realizarea scopurilor afacerii.

Planul de afaceri se bazează pe o concepție strategică prin care sunt vizate creșterea puterii competiționale a firmei și maximizarea profitului, fiind alcătuit din două părți:

• diagnosticul din punct de vedere economic;

• evaluarea activității viitoare.

Acest instrument nu este doar un document formal, ci poate fi folosit de antreprenor pentru a-și evalua situația curentă, etapele, dar și în stabilirea resurselor de care afacerea are nevoie pentru a-și îndeplini obiectivele fixate.

Când se face un plan de afaceri

Un plan de afaceri este util atât pentru un startup, cât și pentru dezvoltarea unui business. Acestea sunt câteva situații în care este nevoie de un business plan:

• intrarea pe o piață nouă;

• lansarea unei noi linii de business;

• deschiderea unui magazin online al afacerii;

• intenția accesării unei linii de credit;

• intenția de a aplica pentru fonduri nerambursabile.

Așadar, chiar dacă în cazul băncilor, al investitorilor și al unor instituții ale statului planul de afaceri este obligatoriu, el ar trebui să fie realizat pentru toate afacerile, spre binele acestora.

Planul de afaceri, instrument esențial în accesarea fondurilor europene

După cum se știe, în accesarea de fonduri europene sau naţionale nerambursabile una dintre condițiile principale este întocmirea unor documente care să respecte cerinţele din ghidul solicitantului. Dintre toate acestea, planul de afaceri este poate cel mai important, util și complex, pentru că de el depinde în foarte mare măsură acordarea fondurilor.

Așa cum s-a precizat deja, ghidul solicitantului impune structura planului de afaceri, astfel că se întâmplă ca aceasta să difere în funcție de program. O condiție esențială este să se respecte toate cerințele finanțatorului, pentru ca dosarul să nu fie respins. În cazul investițiilor simple, în care se solicită fonduri nerambursabile pentru achiziția de echipamente și utilaje, se solicită în mod obligatoriu un plan de afaceri. Pentru proiectele ample, în care este nevoie de lucrări de construcții, planul de afaceri se transformă în Studiu de fezabilitate.

Nu există un cadru legal în privința planului de afaceri, ci el este reglementat strict prin Ghidul solicitantului. În ceea ce privește studiul de fezabilitate, acesta este reglementat prin HG nr. 907 /2016, care precizează structura devizelor de proiect și a devizului general.

Ce conține un plan de afaceri

Chiar dacă nu toți antreprenorii care demarează sau deja conduc o afacere au pornit de la un plan de afaceri, cu siguranță este de folos să aibă unul. După cum s-a notat deja, pentru finanțare, un plan de afaceri bine realizat este de mare ajutor. Scopul planului de afaceri este să demonstreze că afacerea respectivă aduce un venit suficient pentru a acoperi cheltuielile. Conținutul acestuia vizează:

• rezumat administrativ: în care se pune accent pe trăsăturile principale ale planului, pe ideea afacerii. Ca și întindere, poate avea maximum două pagini;

• rezumatul companiei: în care se descrie compania, conducerea și se prezintă un scurt istoric al acesteia. Datele prezentate vor fi următoarele: denumirea completă a societăţii, data înființării, sediul social, sediul secundar, codul CAEN, asociații societății și ponderea lor la capitalul social;

• descrierea produselor și a serviciilor oferite, punându-se accent pe diferențierea lor față de produsele și serviciile concurente. Este foarte important ca focusul să fie așezat pe aspectele specifice, pentru că acestea au rolul de a convinge finanțatorul că investiția merită realizată;

• analiza pieței – este o descriere a clienților, a competiției, a segmentului de piață, oferindu-se estimări și în privința dezvoltării segmentului de piață respectiv. Va fi de asemenea menționată și piața de desfacere, cu detalii referitoare la cerințele viitorilor clienți în privința produselor similare de pe piață. În privința enumerării concurenților, vor fi identificați cei actuali, dar și cei potențiali. În această etapă este necesară și stabilirea strategiei de atragere a clienților, precizându-se metodele și tehnicile prin care se va realiza;

• analiza SWOT – cu puncte tari, puncte slabe, amenințări și oportunități;

• strategia și implementarea – se descrie modul în care vor fi vândute produsele sau serviciile, mai exact cum va fi pus planul în aplicare;

• prezentarea managementului: se prezintă departamentul de management, punându-se accent pe experiența oamenilor și pe cele mai importante realizări ale lor;

• planul financiar: este alcătuit pe baza elementelor financiare cheie, cum ar fi: vânzările, profitul, circuitul financiar. Desigur că se impune ca proiectul să demonstreze că este eficient și că investiția va putea funcționa și după ce ajutorul financiar încetează. De aceea vor fi punctate toate aspectele care țin de o bună funcționare a afacerii, cum ar fi: indicatorii economici și financiari, fluxul de numerar, cantități, costuri de producție, prețuri finale, profit;

• justificarea investiției – solicitantul trebuie să explice clar și concret de ce este necesară investiția respectivă pentru mediul economic. Cu atât mai mult cu cât solicită fonduri publice nerambursabile, afacerea trebuie să fie oportună, să vină în sprijinul comunității și să fie diferită de cele deja existente.

Ce face ca un plan de afaceri să aibă succes

Un business plan este ca o hartă pe care se identifică un traseu bun către o anumită locație. În acest fel, antreprenorul este ghidat să parcurgă respectivul traseu fără să se rătăcească, oferindu-i-se repere fixe la care să se raporteze. Dar pe lângă reperele pe care le propune, planul de afaceri este, înainte de toate, o analiză, pentru că identifică resursele, factorii și particularitățile firmei în raport cu piața.

Planul de afaceri este alcătuit din două părți: una scrisă, în care se analizează contextul (piața, concurența, tendințele, nevoile) și una calculată, care constă într-un tabel Excel în care sunt evaluate implicațiile financiare. Atunci când utilizează planul de afaceri în plan intern, de cele mai multe ori antreprenorii îl preferă în format de tabel, iar când îl prezintă formal, în exteriorul firmei, se acordă o importanță egală tabelului și textului.

Cele mai formale planuri de afaceri sunt solicitate de Agențiile Guvernamentale care acordă finanțări nerambursabile. Cu cât procesul sau formatul este mai formal, cu atât este mai puțină libertate de mișcare din partea antreprenorului și trebuie urmărite în amănunt modelul primit și solicitările respective.

Pregătirea unui business plan pentru un investitor trebuie să vizeze modul cum se vor face banii, precizându-se legătura între modelul operațional și cel financiar. Și chiar dacă antreprenorii sunt tentați să prezinte totul într-o lumină favorabilă lor, trebuie să știe că lucrurile care nu se vor realiza în viitor, prin raportare la planul excesiv de optimist, vor fi imputate sau nu vor fi finanțate. De aceea, solicitanții sunt sfătuiți să facă planul de afaceri ca pentru ei, cu sinceritate și fără ascunzișuri.

Ce asigură succesul unui business plan? Este una dintre întrebările comune printre antreprenori, atunci când se gândesc la acest instrument. Pentru un răspuns bun, necesită să fie luate în calcul mai multe aspecte: forma clară și concretă prin care este expusă afacerea, structura logică, ilustrarea exactă a modului în care afacerea va fi transformată în succes sau potențialul de profitabilitate. Se poate apela la un consultant pentru realizarea unui plan de afaceri, aceasta fiind cea mai bună soluție, mai ales în situația în care antreprenorii nu au experiență în domeniu sau aptitudini specifice.

Sfaturi pentru realizarea unui business plan reușit

Pentru reușita unui plan de afaceri sunt importante mai multe aspecte. Colectarea informațiilor și prezentarea lor într-o formă convingătoare sunt esențiale. Mai jos vor fi enumerate câteva sfaturi care vor ajuta la elaborarea unui business plan reușit:

• unul dintre cele mai importante sfaturi înainte de elaborarea unui plan de afaceri este ca antreprenorul să se pună în situația celui care îl primește. Astfel, va putea crea un plan personalizat în funcție de cerințele destinatarului, fiind mai convingător și mai interesant;

• redactarea planului trebuie să fie clară și concisă;

• declararea nevoii de finanțare;

• prezentarea ideii drept o investiție serioasă, care va atrage câștiguri măsurabile;

• este important să se stabilească un termen limită pentru fiecare secțiune și să se respecte;

• se va demonstra că se pot obține și gestiona fonduri pentru afacere, iar concentrarea va fi pe nevoile și pe sursele de finanțare;

• se vor include informații importante, precum: analiza SWOT, strategia afacerii, metode de prioritizare, strategia de instruire și de dezvoltare, dar și scheme de evaluare;

• sunt de evitat cuvintele specifice domeniului, acronimele, jargonul specific sau termeni pretențioși pentru că toate acestea vor diminua șansele de reușită;

• vor fi incluse în plan toate elementele financiare care sunt realiste, fezabile, ușor de înțeles;

• se va acorda atenție sporită tuturor elementelor care contribuie la reușita unei afaceri: descrierea afacerii, piața, legislația specifică, autorizațiile necesare, managementul, strategia de marketing, resursele umane, managementul riscului, strategia financiar-contabilă etc.;

• unii specialiști sunt de părere că oricât de atractivă ar părea ideea unui consultant pentru realizarea planului de afaceri, cel mai bine este ca acesta să fie scris chiar de antreprenor. Doar el poate cunoaște cel mai bine ce drum vrea să urmeze și ce trebuie să facă pentru a reuși.

Rolul planului de afaceri

Până la acest punct al articolului s-a putut remarca importanța unui plan de afaceri pentru orice business. Se poate vorbi despre patru mari roluri sau funcții pe care acest instrument le îndeplinește, și anume:

• definește și dezvoltă ideea de business: ideea unei afaceri nu este suficientă pentru succesul său. Este nevoie de un plan bine structurat, în care ideea să fie dezvoltată și să se identifice toate reperele necesare pentru punerea sa în practică. Astfel, planul de afaceri este util pentru antreprenorii aflați la început de drum;

• evaluează obiectiv performanțele unei afaceri – după cum s-a amintit deja, nu doar pentru startup-uri este util un business plan, ci și pentru dezvoltarea și extinderea unei afaceri. Astfel că în această analiză vor fi prezentate oportunitățile și riscurile acestei decizii;

• analiza unor noi idei de business și evaluarea lor – o firmă de succes nu se limitează la activitatea actuală, ci este interesată constant de îmbunătățirea sa, de dezvoltare și extindere. Un plan de afaceri bine realizat oferă această șansă, de a analiza toate aspectele și de a fi elaborată o bună strategie;

• Obținerea unei finanțări – o finanțare este binevenită pentru orice afacere. Aceasta nu poate fi obținută însă în lipsa unor garanții de rentabilitate, pentru că orice investitor se gândește dacă firma respectivă merită un ajutor financiar, dacă investiția este profitabilă pe termen lung. Un plan de afaceri va trebuie astfel să convingă și să-l determine pe finanțator să creadă în afacere și să-și direcționeze banii către ea.

În concluzie, una dintre primele sarcini care se cer îndeplinite când se dorește demararea unui business constă în conceperea unui plan de afaceri, activitate care solicită timp, efort și multă răbdare, în funcție de natura afacerii și de informațiile avute la dispoziție. Multe firme apelează la specialiști care să se ocupe de redactarea acestui document.

Un lucru este cert: pentru ca un business plan să fie de succes, este nevoie să fie alcătuit cât mai clar și precis, să aibă un format adecvat scopului pentru care se folosește și să conțină estimări financiare riguroase și realiste.